Lược sử về ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam và thế giới

Có lẽ bạn đã khá quen với nhận định này. Khi nghe nhắc tới ngành tổ chức sự kiện là gì ở Việt Nam cũng như trên phạm vi thế giới. Thậm chí, ở Việt Nam, ngành nghề này còn trẻ tuổi hơn nữa. Bởi mới chỉ 15 năm trở lại đây, tổ chức sự kiện mới bắt đầu được chấp nhận. Cũng như có các công ty, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. Thế nhưng ngành tổ chức sự kiện có thật sự là một ngành nghề non trẻ hay không? Lịch sử ngành tổ chức sự kiện thế giới và ngành sự kiện tại Việt Nam có gì thú vị?

Hôm nay Công ty Sự kiện Palamun Event mời độc giả cùng ngược dòng quá khứ. Trở về với những sự kiện đầu tiên trong lịch sử loài người để tìm câu trả lời nhé!

Ngành Tổ chức sự kiện tại Việt Nam được bắt đầu từ đâu?

Tại Việt Nam, vào khoảng sau năm 218 trước Công nguyên, những sự kiện đầu tiên được tổ chức. Lần lượt là các lễ hội dân gian hay các nghi thức cung đình cổ xưa. Có từ thời đại các vua Hùng và gắn liền với những câu chuyện truyền thuyết. Như:

• Buổi lễ kén rể long trọng cho công chúa – gắn với truyền thuyết Sơn Tinh – Thủy Tinh;
• Lễ mừng năm mới tại khắp các bản làng vào dịp Tết Nguyên Đán – gắn liền với sự tích Bánh chưng – Bánh giày;
• Các lễ mừng chiến thắng gắn liền với Hội làng Gióng và sự tích Thánh Gióng;
• Lễ hội “Linh tinh tình phộc” với các nghi lễ mang đậm tính phồn thực;
• Lễ “Hạ điền” với nhiều hoạt động sinh hoạt cộng đồng sôi nổi là mong ước về một mùa màng bội thu, cây cối tươi tốt…

Sau này, cùng với quá trình phát triển của đất nước, một số loại hình sự kiện khác cũng được ra đời như:

• Các hội nghị cấp cao (Hội nghị Diên Hồng – một trong những hội nghị thượng đỉnh nổi tiếng thời nhà Trần);
• Các nghi lễ ra quân, lễ rước, lễ tế thần linh xuất hiện tại nhiều địa phương trên khắp mọi miền đất nước.

Ngành tổ chức sự kiện thế giới qua 8 sự kiện tiêu biểu nhất

Để tìm hiểu rõ hơn về các loại hình sự kiện đa dạng thời xa xưa và lịch sử phát triển của ngành tổ chức sự kiện thế giới, trong một bài viết phát hành trên tạp chí “International Journal of Event Management Research” số 7, xuất bản tháng 2/2012, tác giả Doug Matthews đã chọn ra 8 sự kiện tiêu biểu nhất với những loại hình tổ chức khác nhau của phương Tây, trải dài trong khoảng thời gian từ thế kỷ 15 trước Công nguyên cho tới thập niên 60 của thế kỷ 20.

Các sự kiện được Doug Matthews chọn lựa bao gồm:

1. Lễ hội Opet (Opet Festival)

Tại Thebes, cố đô xưa cũ của Ai Cập cổ đại. Đây là một lễ hội tôn giáo hàng năm được tổ chức để tôn vinh thần Amun và mối liên hệ của ông với Pharaoh. Lễ hội bắt đầu từ triều đại của Nữ hoàng Hatshepsut vào thế kỷ 15 TCN. Và kéo dài khoảng 1500 năm. Đây là một trong các lễ hội lớn nhất tại Ai Cập thời đó. Và là lý do chính để xây dựng nên các ngôi đền Karnak và Luxor.

Lễ hội Opet bao gồm các nghi thức bí truyền trong hai ngôi đền được thực hiện bởi các Pharaoh và các linh mục. Các lễ rước lớn được tổ chức cả trên mặt đất và dưới nước. Các pho tượng của ba vị thần chính tại Thebes được đặt nghiêm trang trên những kiệu rước nằm trên các bè vượt sông cỡ lớn trang trí rực rỡ. Lễ hội còn tổ chức các bữa tiệc linh đình và nhiều hoạt động giải trí khác kéo dài từ 10 ngày tới hơn 2 tuần. Nguồn thông tin chính được lấy từ các hình ảnh và ký tự cổ chạm khắc trên các bức tường của hai ngôi đền.

2. Đại diễu hành Ptolemy Philadelphus

Tại cảng Alexandria, Ai Cập vào năm 278 trước Công nguyên. Đại diễu hành cùng các trò chơi tập thể quy mô lớn được tổ chức bởi vua Ptolemy II để vinh danh vua cha đã chết và củng cố địa vị chính trị của ông. Cuộc diễu hành còn có một bữa tiệc linh đình cùng các nghi lễ thiêng liêng để truyền tải những thông điệp mạnh mẽ tới khán giả.

3. Lễ diễu hành chiến thắng của người La Mã

Cụ thể hơn là lễ mừng chiến thắng của Tướng quân Lucius Aemilius Paulus vào năm 167 trước Công nguyên là một trong những mô hình lễ hội được tổ chức dài nhất trong lịch sử. Bắt đầu với sự ra đời của đế chế La Mã vào khoảng năm 753 trước Công nguyên và kết thúc vào khoảng năm 403 Công nguyên (Tổng cộng hơn 1000 năm), lễ mừng chiến thắng Roman Triumph tạo ra kịch bản cho rất nhiều lễ mừng chiến thắng khác được thực hiện sau này. Lễ rước trên sông kéo dài suốt 3 ngày. Các chiến binh diễu hành khắp thành Rome và khoe những chiến lợi phẩm dành được sau cuộc chiến.

4. Lễ mừng chiến thắng của người Maya cổ đại

Ở Mesoamerica vào khoảng năm 300 – 800 Công nguyên. Trong sự kiện này, người Aztecs dựng nên các sân khấu rất lớn phục vụ cho hoạt động tôn giáo, củng cố địa vị chính trị của giai cấp cầm quyền. Những lễ mừng không thể thiếu nghi lễ trích máu, hiến tế người dâng lên các thần linh, các trò chơi tập thể, tiệc tùng và nhảy múa.

5. Hội nghị thượng đỉnh giữa vua Henry VIII (Anh) và vua François I (Pháp)

Tại The Field of the Cloth of Gold năm 1520. Đây là một trong những hội nghị thượng đỉnh chính trị đầu tiên và hoành tráng nhất trong lịch sử, được kéo dài trong 2 tuần với mục tiêu tạo ra một trật tự hòa bình mới giữa hai nước nhưng cuối cùng đã trở thành những bữa tiệc vô cùng xa hoa lãng phí và các cuộc thi cưỡi ngựa đấu thương của giới quý tộc Anh và Pháp.

6. Đại triển lãm tại cung điện Crystal Palace

Diễn ra tại London, Anh, năm 1851. Được hình thành và tổ chức bởi hoàng tử Albert, vị hôn phu của Nữ hoàng Victoria. Đây là hội chợ trưng bày sản phẩm đầu tiên trên thế giới. Nó thể hiện vị thế vượt trội của Anh như một đế quốc hùng mạnh và đặc biệt nhấn mạnh tới các sản phẩm là tiến bộ công nghệ trong thời kỳ này.

7. The Nazi Rallies (các cuộc mít tinh của Đức Quốc xã)

Tổ chức tại Nuremberg, Đức vào cuối những năm 1930. Về góc độ chính trị và kinh tế, đây là tiền thân của các sự kiện trình diễn hiện đại ngày nay với nhiều hiệu ứng sân khấu đặc biệt, các hoạt động trình diễn văn hóa, đọc diễn văn và cử hành nghi lễ được dùng để truyền tải những thông điệp tuyên truyền quan trọng.

8. Đại nhạc hội Woodstock,

Diễn ra tại New York, năm 1969. Woodstock là đại nhạc hội nhạc rock lớn nhất trong lịch sử. Sự kiện kéo dài trong ba ngày. Với sự tham gia của 32 nghệ sỹ, hơn 400.000 khán giả. Đã có 2 người chết và 2 đứa trẻ ra đời trong sự kiện này. Mặc dù bị coi là một thất bại về khâu tổ chức nhưng Woodstock vẫn là một đại nhạc hội kinh điển, cung cấp những bài học kinh nghiệm sâu sắc cho các sự kiện văn hóa, âm nhạc được tổ chức trên quy mô lớn về sau này.

Quá trình tìm hiểu về lịch sử ngành tổ chức sự kiện thế giới

Quá trình này còn gặp khá nhiều khó khăn, gây nhiều tranh cãi.

Bởi không có tư liệu nào ghi lại một cách đầy đủ về quá trình tổ chức cũng như thông tin xác thực từ các khán giả từng tham gia sự kiện. Tuy nhiên, với những bằng chứng khảo cổ hoặc thông tin lưu trữ lại, các chuyên gia sự kiện trên thế giới đã phát hiện ra nhiều điều thú vị.

Về đối tượng tổ chức sự kiện

Chủ thể đứng ra tổ chức các sự kiện quy mô lớn thời xa xưa là giai cấp cầm quyền (các vị vua, tướng, linh mục, nhà độc tài, các chính phủ…). Bằng việc tạo ra các nghi lễ thần bí gắn liền với sự kiện. Giai cấp cầm quyền đã khéo léo phô trương sức mạnh chính trị, quân sự của mình. Đồng thời truyền tải thông điệp mạnh mẽ đến dân chúng về ước mơ và niềm tin vào vua chúa, linh mục… Hiện thân của các thế lực siêu nhiên sẽ dẫn dắt họ đến với cuộc sống tốt đẹp.

Bởi vậy, ngay từ thuở bình minh của loài người. Trước khi có sự ra đời của chữ viết hoặc các phương tiện có thể dùng để đọc và truyền tải thông tin rộng rãi. Hình thức truyền thông hiệu quả duy nhất giữa chính quyền và nhân dân là sự kiện. Từ cầu mong hòa bình, thịnh vượng cho đến các nghi lễ tôn giáo, các lễ rước phô trương sức mạnh, ăn mừng chiến thắng, các sự kiện trừng phạt, răn đe dân chúng, các dịp lễ quan trọng hàng năm, các lễ hội nông nghiệp, nghi thức hoàng tộc, v.v…

Tất cả đều được tổ chức trực tiếp và công khai trước cộng đồng nhằm thể hiện lý tưởng, sức mạnh của giai cấp cầm quyền. Và củng cố niềm tin của dân chúng vào nền văn minh đó.

Về quy trình tổ chức

Trong khi sự kiện hiện đại bao gồm nhiều bên tham gia tổ chức. Và gắn kết với nhau bởi những mối liên hệ phức tạp về quyền lợi tổ chức, tài trợ, truyền thông, quảng cáo… Trở về trước những năm 60 của thế kỷ 20, các quyền lợi thương mại không phải yếu tố hàng đầu. Cũng bởi vậy, các bên liên quan tới quá trình tổ chức cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Trong những sự kiện tiêu biểu kể trên, chúng ta nhận thấy chỉ có 3 thành phần chính:

• Người sở hữu sự kiện (Client) – thường kiêm luôn vai trò Người tổ chức sự kiện (Agency);
• Người tham gia tổ chức sự kiện;
• Và cuối cùng là Khán giả, Người quan sát.

Ví dụ : Trong lễ hội Opet của người Ai Cập cổ đại, Pharaoh và các linh mục là người đưa ra yêu cầu tổ chức và thực hiện nghi lễ. Trong khi những người tham gia quá trình tổ chức là quân đội – diễu hành trong đám rước. Người dân hoặc các tu sĩ trong đền thờ – trang trí bè trên sông và chuẩn bị tiệc. Ca sỹ và vũ công – chuẩn bị các màn biểu diễn công phu. Và khán giả, người quan sát sự kiện là các tầng lớp dân chúng.
Khi ứng dụng điều này vào mô hình tổ chức sự kiện hiện đại, chúng ta có 3 nhóm đối tượng chính liên quan đến một sự kiện như sau:

Nhóm 1: Chủ sở hữu sự kiện (Đôi khi đồng thời là Người tổ chức sự kiện)

• Doanh nghiệp, Chính phủ, Hiệp hội, Tổ chức phi lợi nhuận…;
• Báo chí – các đơn vị liên quan đến việc truyền thông cho sự kiện;
• Các nhà tài trợ, chi trả tiền cho một phần hoặc toàn bộ sự kiện;
• Các cơ quan quản lý;
• Đơn vị Quản lý/ Thiết kế/ Sản xuất cho sự kiện.

Nhóm 2: Người tham gia tổ chức sự kiện

• Đơn vị Quản lý/ Thiết kế/ Sản xuất cho sự kiện
• Nghệ sỹ và những người biểu diễn, diễn thuyết trong sự kiện
• Các đơn vị cung cấp dịch vụ (ăn uống, vận chuyển, kỹ thuật, an ninh, y tế…)
• Tình nguyện viên hỗ trợ tổ chức sự kiện
• Đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức.

Nhóm 3: Người quan sát – Khán giả

• Khán giả tới tham gia sự kiện
• Nhân viên của đơn vị sở hữu sự kiện hoặc tài trợ cho sự kiện
• Khách mời VIPs (không thuộc đối tượng khán giả)
• Báo chí, truyền thông – các đơn vị không được trả tiền để truyền thông cho sự kiện.

Ý nghĩa của việc phân chia các nhóm đối tượng trong ngành tổ chức sự kiện

Việc phân chia các nhóm đối tượng giúp chúng ta hiểu lý do tổ chức sự kiện. Và thông điệp mà sự kiện đó truyền tải liên quan tới nhau như thế nào.

Mọi sự kiện lịch sử được tổ chức đều có các lý do ẩn sau đó. Và chúng có phần khác biệt với thông điệp truyền tải tới công chúng. Trong quá khứ, thông điệp đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Bởi người sở hữu và tổ chức sự kiện là những tầng lớp cao nhất. Có ảnh hưởng và tác động đến trật tự xã hội. Do đó, thông điệp của sự kiện cần phải mạch lạc. Bao quát rộng hơn, sâu hơn lý do tổ chức sự kiện để truyền tải hiệu quả suy nghĩ, tư tưởng của nhà cầm quyền tới mọi tầng lớp dân chúng.

Đối với các sự kiện hiện đại, vai trò của thông điệp sự kiện không chỉ là làm khán giả hiểu được lý do sự kiện này ra đời mà còn là tác động lâu dài của nó đối với công chúng. Nói một cách bay bổng thì sự kiện tốt truyền tải đầy đủ tới khán giả những thông tin cần nhớ. Còn sự kiện tuyệt vời tạo ra cả những «di sản» cảm xúc trong lòng công chúng. Và ngược lại, nếu lý do tổ chức sự kiện và thông điệp truyền tải mâu thuẫn nhau thì người sở hữu/ tổ chức sự kiện sẽ chịu những tổn thất rất lớn.

Các sự kiện lịch sử tận dụng rất tốt yếu tố biểu diễn nghi thức để truyền tải thông điệp sự kiện

Khi cử hành nghi thức, con người cổ xưa tìm thấy sự gắn kết cộng đồng, xóa nhòa khoảng cách giữa các giai cấp. Và tin tưởng rằng mọi vấn đề rắc rối của họ sẽ được giải quyết triệt để. Qua các nghi lễ được đông đảo dân chúng hưởng ứng. Thông điệp của nhà cầm quyền trong sự kiện dần trở thành một niềm tin vững mạnh và linh thiêng giống như tôn giáo. Để trả lời cho câu hỏi ngành tổ chức sự kiện là gì.

Ngày nay, con người hiện đại đã suy giảm lòng tin vào các nghi lễ và những thế lực siêu nhiên. Vậy làm thế nào để tận dụng hiệu quả yếu tố này trong quá trình tổ chức các sự kiện hiện đại? Hãy chủ động tạo ra những hành vi, biểu tượng được chuẩn hóa trên phạm vi truyền thông rộng lớn. Và lặp đi lặp lại để tạo ảnh hưởng cảm xúc mạnh mẽ cho khán giả. Khiến họ tin vào nó giống như niềm tin vào tôn giáo. Đây cũng là bản chất của các yếu tố «key» trong sự kiện hiện đại như:

• «Key concept» – ý tưởng chủ đạo;
• «Key visual» – hình ảnh thiết kế chủ đạo;
• «Key moment» – màn biểu diễn điểm nhấn,…

Ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam và những bước phát triển ngành theo chuẩn thế giới

Tổ chức sự kiện là một loại hình kinh doanh thuộc nhóm ngành vốn đang có tốc độ tăng trưởng ấn tượng tại Việt Nam những năm gần đây. Dù vẫn được xem là một ngành kinh doanh hẹp trên thị trường.

Theo thống kê, thị phần cho tổ chức sự kiện, hội nghị tại TP.HCM đã đạt tới hơn 1.900 tỷ đồng. Được trải đều cho các nhà hàng khách sạn cao cấp đến trung cấp; các trung tâm yến tiệc, hội nghị. Và con số này sẽ không ngừng tăng. Dịp cuối năm, bên cạnh các sự kiện lớn như hội thảo, hội nghị, trưng bày, triển lãm… thì các hình thức tổ chức liên hoan, gặp mặt, hội họp của các ban ngành đoàn thể cũng được dự báo tăng mạnh.

Dịp cuối năm, khu vực TP. HCM sẽ không chỉ là điểm tổ chức của các doanh nghiệp tại chỗ mà với quy mô, thương hiệu sẵn có. Dự báo các trung tâm tổ chức hội nghị yến tiệc ở đây còn thu hút một lượng lớn khách hàng từ các tỉnh. Như: Bình Dương, Đồng Nai, Tây Ninh, Long An… Về Sài Gòn đặt tiệc dịp cuối năm. Dự báo sẽ tăng từ 25% đến 35% so với lượng khách nội tại.

Thời điểm hiện tại, tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực chịu ảnh hưởng lớn nhất từ đại dịch Covid-19 trong 2 năm liên tục năm 2020 và 2021 . Đây cũng là cơ hội để các doanh nghiệp thay đổi mạnh mẽ trong hoạt động và định vị thị trường.

Lời kết về ngành tổ chức sự kiện Việt Nam và thế giới

Tìm hiểu các sự kiện lịch sử của ngành sự kiện đem đến cho chúng ta những góc nhìn đa chiều và thấu đáo hơn về lược sử của ngành tổ chức sự kiện cổ điển và hiện đại:

1. Sự kiện đóng vai trò quan trọng trong truyền tải thông tin hiệu quả tới cộng đồng.
2. Giai đoạn những năm 80s của thế kỷ trước được cho là dấu mốc bùng nổ của ngành công nghiệp sự kiện hiện đại. Có được điều này là do tác động mạnh mẽ của tăng trưởng kinh tế, các tiến bộ vượt bậc trong khoa học kỹ thuật, trong ngành vận tải, sự phát triển của truyền thông và công nghệ cũng như quá trình thương mại hóa toàn cầu. Những yếu tố này đã dẫn dắt, tạo ra nhu cầu tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ các cá nhân, doanh nghiệp, chính phủ… đồng thời gia tăng nhu cầu về nhân sự được chuyên môn hóa cho ngành này
3. Các đối tượng liên quan đến sự kiện về cơ bản vẫn bao gồm ba nhóm chủ thể chính: Người sở hữu sự kiện; Người tổ chức sự kiện và cuối cùng là Khán giả, Người quan sát. Mối quan hệ giữa các chủ thể này liên quan tới lý do và thông điệp của sự kiện.
4. Các nghi thức biểu diễn có khả năng tác động lớn, tạo ra sự lan truyền cảm xúc và thấu hiểu thông điệp mạnh mẽ từ khán giả.