Ngày nay việc Tổ chức Workshop ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp. Bạn có thể tìm thấy những buổi workshop cho bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực nào. Như: Thể thao, công nghệ, y tế, giáo dục, marketing, giải trí, sức khỏe,… Vậy Workshop là gì? Làm thế nào để doanh nghiệp bạn biết Cách tự tổ chức một buổi workshop thành công mà tiết kiệm chi phí tốt nhất? Hôm nay hãy cùng Palamun Event tìm hiểu về cách thức vận hành buổi Worshop này nhé!
Contents
- 1 Cùng tìm hiểu về cụm từ Workshop (WS) là gì?
- 2 Những Lợi gì khi bạn dành thời gian tham gia tổ chức workshop?
- 3 Hình thức Workshop ở phổ biến Việt Nam ngày nay
- 4 Những yếu tố làm nên thành công khi Tổ chức Workshop là gì?
- 5 Các bước thực hiện thành công cho buổi Workshop là gì?
- 6 Hướng dẫn cách tự tổ chức Workshop từ chuẩn bị đến tổ chức
- 7 Lời Kết
Cùng tìm hiểu về cụm từ Workshop (WS) là gì?
“Workshop is a shop where work and especially skilled work is carried on”.
Nói một cách đơn giản hơn nữa, thì Workshop tức là “work” tại một “shop”. Với Workshop, bạn sẽ là người “work” liên tục, chủ động hoạt động trong mọi tình huống với những dụng cụ, phường tiện mà “shop” cung cấp.
Khó có thể gói gọn ý nghĩa của workshop bằng 1 từ nào đó trong Tiếng Việt. Thực tế WS thường được hiểu là một (hoặc một chuỗi) các buổi trao đổi kiến thức, phương pháp kỹ năng của một lĩnh vực nào đó.
Hầu hết các hội thảo có một số đặc điểm chung:
- Một buổi Tổ chức Workshop thường nhỏ, thường từ 6 đến 15 người tham gia, cho phép mọi người đều có thể tập chung vào cùng một vấn đề cần thảo luận một cách hiệu quả.
- Một WS thường được thiết kế cho những người đang làm việc cùng nhau hoặc làm việc trong cùng một lĩnh vực.
- Thông thường sẽ có 2 hoạt động chính, thứ nhất là những bài nói chuyện của diễn giả/người hướng dẫn (speaker) và thứ hai là Q&A (hỏi đáp).
- Tùy theo chủ đề hướng đến mà mỗi buổi WS sẽ mời các diễn giả (speaker) chuyên môn giàu kinh nghiệm đến để trao đổi với người tham gia.
Đây chỉ là một số đặc điểm cơ bản, trong thực tế chúng ta không giới hạn thành viên trong một buổi WS, số lượng người sẽ phụ thuộc vào đơn người tổ chức, đơn vị tổ chức, không gian tổ chức.
Những Lợi gì khi bạn dành thời gian tham gia tổ chức workshop?
Tổ chức Workshop là để học hỏi và thực hành
Đến với buổi Tổ chức Workshop bạn sẽ được tiếp cận với kiến thức của lĩnh vực bạn quan tâm. Những kiến thức này không mang tính sách vở lý thuyết mà thường có tính thực tế cao. Do được chia sẻ bởi những diễn giả có kinh nghiệm và có những thành công nhất định. Không chỉ thu nhận kiến thức từ diễn giả. Bạn còn có cơ hội tiếp cận nhiều quan điểm thú vị từ những người cùng tham gia.
Bạn có thể trả lời câu hỏi “Workshop là gì?” một cách đơn giản. Workshop thực chất chính là “work” và “shop”. Bạn sẽ “work” – chủ động tiếp cận, đặt câu hỏi, thực hành ngay tại chỗ. Còn “shop” ở đây có ý nghĩa là xưởng – nơi bạn và nhiều người khác cùng động não, cùng làm việc để tạo ra một kết quả hay giải quyết một vấn đề.
Tìm kiếm đối tác, mở rộng các mối quan hệ
Một trong những lợi ích tuyệt vời nhất của workshop là khả năng mở rộng mạng lưới networking cho mỗi cá nhân. Đến workshop bạn sẽ gặp những người có chung mối quan tâm với mình. Họ không chỉ mang đến cho bạn những chia sẻ hay mà còn là những đối tác tiềm năng trong công việc. Các doanh nghiệp thường cử đại diện đến workshop. Với mong muốn tìm kiếm những đối tác tiềm năng trong lĩnh vực kinh doanh của mình. Nhất là trong những workshop có quy mô lớn.
Tiết kiệm chi phí marketing cho các doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp tổ chức workshop như một cách thức để tập hợp những khách hàng tiềm năng, các nhà đầu tư, các đối tác. Workshop chính là một phương thức phù hợp để truyền đạt kiến thức, thông tin. Từ đó tạo dựng niềm tin và thuyết phục họ. Tại một buổi workshop do doanh nghiệp tổ chức, người tham dự có cơ hội được trải nghiệm sản phẩm trong một không gian được thiết kế rất chuyên nghiệp.
>>> Xem thêm: Bí quyết quản lý thời gian của dân tổ chức sự kiện
Hình thức Workshop ở phổ biến Việt Nam ngày nay
Trước đây, hình thức workshop truyền thống thường đến từ việc đào tạo các bạn học sinh, sinh viên hay huấn luyện đội ngũ nhân sự của công ty và nó thường chỉ diễn ra trong hội trường hoặc phòng họp lớn của doanh nghiệp.
Khi nhu cầu được học hỏi và cập nhật thông tin, xu hướng và kiến thức ngày càng cao, các sự kiện Tổ chức Workshop được sáng tạo hóa theo hình thức hiện đại và mở rộng tới các nhiều ngành nghề, nhiều lĩnh vực nghệ thuật.
Đặc biệt, với doanh nghiệp WS được coi như một chiến lược Marketing. Nhằm cung cấp cho khách hàng kiến thức họ cần và đưa ra giải pháp của bên mình. Từ đó tạo uy tín và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm. Sự kiện hoàn toàn có thể được tổ chức theo hình thức bán vé. Và lên thiết kế chương trình chuyên nghiệp cùng các diễn giả đầy kinh nghiệm tham dự.
Những yếu tố làm nên thành công khi Tổ chức Workshop là gì?
Ai cũng có thể tổ chức một buổi WS, nhưng làm thế nào để WS hiệu quả thì phải lưu ý những yếu tố sau:
• Những người tham gia có liên quan hoặc hiểu biết về vấn đề sẽ thảo luận, thực hành
• Mục tiêu cho buổi WS phải được xác định trước
• Những phương thức tương tác cũng cần xác định trước
• Những công việc, giai đoạn trong buổi hội thảo cần phải được lên kế hoạch
• Có một người giỏi điều phối và dẫn dắt buổi WS
Có thể nói rằng, một buổi tổ chức hội thảo hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích. Đầu tiên giữa các bên liên quan sẽ tăng sự tin tưởng với nhau. Tất cả mọi người đều nâng cao sự hiểu biết, các bên sẽ tiếp thu được giá trị nhất định về buổi WS.
Ngoài ra người điều phối buổi WS đó tốt nhất phải có kinh nghiệm. Họ là người có tư tưởng trung lập. Tuy nhiên, nếu là một thành viên trong cùng dự án trong buổi Tổ chức Workshop đều có thể thay thế người điều phối chính.
>>> Xem nhanh: [Mới nhất 2021] Quy trình Tổ chức họp báo với Ý tưởng khác biệt gây ấn tượng
Các bước thực hiện thành công cho buổi Workshop là gì?
Bước 1: Chuẩn bị Tổ chức Workshop
Bước đầu tiên này cũng khá quan trọng, nếu chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện cho việc tiến hành workshop thành công. Vì vậy để chuẩn bị cho buổi WS, các bạn tiến hành một số công việc sau:
- Xác định rõ mục đích và kết quả đầu ra cho buổi workshop.
- Xác định các bên liên quan cần tham gia workshop.
- Xác định người ghi chép và người điều phối buổi workshop.
- Tạo ra một chương trình (agenda) với các hoạt động tương tác phù hợp.
- Xác định phương thức để ghi lại.
- Lên kế hoạch cho buổi workshop.
- Mời các đối tượng liên quan tham dự workshop.
- Lựa chọn địa điểm phù hợp, bài trí phòng tổ chức workshop, chuẩn bị các trang thiết bị, học cụ cần thiết cho Workshop.
- Gửi chương trình hoặc các kịch bản nếu có đến những người tham dự chuẩn bị giúp tăng hiệu quả trong buổi workshop.
- Nếu có thể thì nên tiến hành phỏng vấn các đối tượng tham dự trước khi tham gia workshop.
Bước 2: Xác định vai trò của từng đối tượng
Để tiến hành một workshop thành công thì các bạn cần xác định rõ công việc và trách nhiệm của từng đối tượng. workshop là gì
- Nhà tài trợ: là người hậu thuẫn cho workshop nhưng có thể không phải là người tham dự phiên làm việc và không chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra.
- Người điều phối: là người điều hướng cho workshop, giới thiệu các mục tiêu và chương trình của buổi workshop, hướng các thành viên tham dự theo cấu trúc và quy tắc của workshop, giữ các hoạt động bám theo mục tiêu và kết quả kỳ vọng đầu ra,…
- Người ghi chép: từ định dạng đã được xác định trước, theo dõi các mục hoặc vấn đề mà chưa thực hiện trong buổi workshop.
- Người quản lý thời gian: là người theo dõi thời gian dành cho các hạng mục theo agenda của workshop.
- Người tham dự: bao gồm các đối tượng liên quan và các chuyên gia trong lĩnh vực. Đây là những người cung cấp dữ liệu, những quan điểm của mình. Cũng như lắng nghe những quan điểm của người khác, cùng thảo luận vấn đề trong Workshop.
Bước 3: Thực hiện workshop
Người điều phối sẽ là người tuyên bố mục đích của buổi workshop, các quy tắc, các thông tin liên quan đến buổi WS. Nhiều người có kinh nghiệm sẽ có nhiều lối dẫn dắt thu hút người tham dự hơn. Và trong suốt thời gian diễn ra, người điều phối sẽ duy trì sự tập trung bằng cách xác nhận thường xuyên các hoạt động của buổi WS.
Một số quy tắc được đặt ra trong buổi workshop như:
- Tôn trọng các quan điểm của người khác
- Tất cả mọi người kỳ vọng được đóng góp
- Thảo luận cần được giới hạn trong khung thời gian đã được thiết lập
- Thảo luận về vấn đề, chứ không thảo luận về con người
- Một sự đồng thuận với các quyết định được đưa ra
Bước 4: Tổng kết workshop
Sau buổi Tổ chức Workshop, người điều phối tiếp tục làm việc với các mục đã thảo luận, ghi nhận trong WS. oàn thành các tài liệu liên quan, đưa chúng đến người tham dự và các bên liên quan về mục đã được hoàn thành.
Hướng dẫn cách tự tổ chức Workshop từ chuẩn bị đến tổ chức
Palamun Event sẽ gợi ý cho bạn các bước cơ bản để tổ chức một buổi Workshop như sau:
- Xác định mục đích và mục tiêu cần đạt được khi kết thúc buổi Workshop
- Xác định những đối tác, nhà tài trợ, khách mời liên quan cần tham gia
- Định lượng quy mô buổi Tổ chức Workshop (có bao nhiêu người tham dự,…)
- Khảo sát như cầu đại chúng về những gì họ muốn nhận được sau buổi Workshop
- Xây dựng nội dung của Workshop
- Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp
- Triển khai buổi Workshop theo đúng kế hoạch đã lập
Lời Kết
Mong rằng bài viết trên mang đến cho bạn đọc đầy đủ hình dung workshop là gì. Cũng như các tiêu chí đánh giá sự thành công của một workshop. Và cuối cùng là các cách tổ chức workshop là gì? Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event hy vọng với những kinh nghiệm thực chiến và kiến thức bổ ích sẽ mang về cho bạn thêm nhiều điều bổ ích. Doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức workshop vui lòng để lại lời nhắn. Đội ngũ Marketing Palamun Event của chúng tôi sẽ nhanh chóng liên hệ và tư vấn chi tiết!
