Nhiều người cho rằng làm tổ chức sự kiện thì việc quản lý thời gian là một trong yêú tố quan trọng hàng đầu. Vì ngành này là một trong những nghề nhiều áp lực nhất. Sẽ có lúc những việc cần giải quyết chất chồng đến nỗi bạn muốn chết chìm trong biển công việc. Rèn luyện cho mình kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả chính là một bí quyết tiên quyết để thành công với nghề event. Vì vậy, dân tổ chức sự kiện trước tiên phải là người tỉ mẩn, chu đáo, biết chăm chút tới từng tiểu tiết. Để dự án luôn được suôn sẻ đúng dealine mà khách hàng đặt ra. Palamun Event mời bạn đọc xem qua bài viết về bí quyết quản lý thời gian của dân tổ chức sự kiện dưới đây!
Contents
- 1 Dân tổ chức sự kiện phải xác định mục tiêu rõ ràng của chương trình
- 2 Cần phải lên checklist với timeline cụ thể
- 3 Dân tổ chức sự kiện có thể tự làm hay chuyển giao cho người khác
- 4 Dân tổ chức sự kiện phải biết kiểm soát sự lãng phí thời gian
- 5 Mất thời gian một lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần sau đó
- 6 Hạn chế để công việc khác xen vào
- 7 Đừng để tồn tại cảm giác Deadline còn ở xa
- 8 Dân tổ chức sự kiện phải có bàn làm việc gọn gàng
- 9 Bản tiến độ công việc
- 10 Triển khai, giám sát thực hiện và tiến độ thời gian luôn được update liên tục
Dân tổ chức sự kiện phải xác định mục tiêu rõ ràng của chương trình
Đề ra các mục tiêu chính, mục tiêu phụ để từ đó sắp xếp ưu tiên đối với từng loại công việc. Ví dụ nếu đây là một Event nhắm vào việc thu hút càng nhiều khách hàng càng tốt. Thì mục tiêu chính là thu hút nhiều khách hàng. Mục tiêu phụ là bán được hàng. Từ đó ta mới xác định được những việc cần ưu tiên làm theo trình tự ưu tiên đó
Cần phải lên checklist với timeline cụ thể
Có những việc cần phải làm trước nếu không sẽ gây đình trệ đến những công việc khác. Bạn cần phải sắp xếp theo thứ tự để ưu tiên giải quyết. Trước khi thời gian và nguồn lực có hạn. Ví dụ bạn cần phải có tờ rơi trước 1 tuần diễn ra chương trình. Để kịp thực hiện tuyên truyền phát tờ rơi tới tay khách mời thì phải tiến hành gấp việc thiết kế in ấn tờ rơi. Trước khi lo các hạng mục khác như thiết kế phông sân khấu hay X – banner. Vốn chỉ cần có trước chương trình 1 tới 2 ngày là ổn.
Dân tổ chức sự kiện có thể tự làm hay chuyển giao cho người khác
Vì quỹ thời gian có hạn, chúng ta sẽ không làm được tất cả mọi việc cần làm. Vì vậy điều cần thiết là bạn phải san sẻ bớt công việc cho người khác. Mặc dù phải chấp nhận một điều là công việc sẽ không đúng theo ý bạn. Nhưng sẽ thật là sai lầm và lãng phí. Nếu người trưởng dự án phải dẹp hết công việc qua một bên. Ngồi xếp từng gói quà trong khi việc anh ta/chị ta cần làm là quản lý tiến độ chung. Để không có hạng mục nào, nhân sự nào đi trật khỏi guồng máy.
Dân tổ chức sự kiện phải biết kiểm soát sự lãng phí thời gian
Hãy cân nhắc cách sắp xếp các công việc gây mất thời gian cho bạn và đội ngũ của bạn. Để dành thời gian cho các công việc cần đầu tư hơn. Ví dụ hãy dành việc phân loại thiệp mời và chuyển thiệp mời cho một vài sinh viên cộng tác bán thời gian. Và dành thời gian của bạn để giám sát chất lượng thi công ngoài hiện trường.
Mất thời gian một lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần sau đó
Nhiều người nói rằng họ không có thời gian để mà ngồi nghĩ ngợi, sắp xếp công việc. Nhiều người khác thà nhín ra một tiếng đồng hồ để làm một công việc nào đó. Còn hơn là phải bỏ vài tiếng tập huấn cho người khác làm được việc đó. Và sau đó có thể mất thời gian để sửa chữa nó. Nhưng nên nhớ:
- Dành thời gian để lên kế hoạch giải quyết các công việc sẽ tập cho bạn thói quen làm việc khoa học về lâu về dài. Vì vậy sẽ tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc quay cuồng giữa mớ bòng bong suốt đời.
- Thà mất thời gian huấn luyện và sửa sai một lần cho ai đó. Nhưng những Event lần sau họ có thể đảm đương được nó thay cho bạn. Sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian rất nhiều.
Hạn chế để công việc khác xen vào
Theo kế hoạch hôm nay bạn phải giải quyết một số công việc. Như khảo sát địa điểm, duyệt layout thiết kế và họp phân công công việc. Nhưng đột xuất lại có công việc ngoài kế hoạch xen vào. Như là khách hàng yêu cầu bạn cần đi gặp nhà tài trợ cùng họ. Bạn lại phải dành thời gian cho nó và làm bê trễ các công việc trong kế hoạch. Việc phát sinh các công việc ngoài dự định là việc hết sức bình thường. Nhưng tránh để mình bị cuốn theo nó mà đình trệ kế hoạch riêng bằng cách tự đặt ra câu hỏi:
- Mức độ ưu tiên của công việc đó như thế nào?;
- Có cần thiết phải chính mình làm hay ai khác?;
- Nếu dời vào lúc khác thì có ảnh hưởng gì không?…
Đừng để tồn tại cảm giác Deadline còn ở xa
Nhiều người làm nghề tổ chức Event thường có đặc tính chần chừ. Chờ đến gần hạn chót (deadline) mới thực hiện công việc được phân công. Ví dụ thứ 4 này họ được giao hoàn thành proposal trước ngày thứ 2 tuần sau. Họ không làm ngay mà đợi đến sát ngày đó mới làm. Vì vậy kết quả là họ làm ẩu vì không có thời gian. Hoặc thậm chí là trễ tiến độ. Việc này có nhiều nguyên nhân, có thể do họ bận rộn quá, hoặc do tự tin vào năng lực của mình hoặc đơn giản cho họ thích chần chừ, nhưng dù sao đó cũng là một tính xấu. Hãy dành ngày dài tháng rộng để hoàn thành công việc đã được giao.
Dân tổ chức sự kiện phải có bàn làm việc gọn gàng
Bàn làm việc bừa bộn là thói quen của nhiều người làm nghề tổ chức sự kiện. Thứ nhất nó sẽ tác động vào tâm lý, làm cho bạn cảm thấy rất rối trong việc sắp xếp công việc, thứ hai là nó sẽ làm bạn mất thời gian tìm kiếm những vật dụng, giấy tờ mình cần, chính vì vậy một người làm event không nên để bàn làm việc của mình như một bãi rác.
Áp dụng những nguyên tác cơ bản trong việc quản lý thời gian hằng ngày – trong mỗi dự án nói chung và trongg nghề event nói riêng ta thường sử dụng bản timeline để quản lý tiến độ công việc thực hiện.
Bản tiến độ công việc
Một timeline hoàn chỉnh và có hiệu quả sẽ giúp tiến độ công việc diễn ra một cách có trật tự và luôn chắc chắn rằng người thực hiện công việc sẽ không để bất cứ một giai đoạn nào bị trễ hạn từ đó gây ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến các công việc khác trong cùng một dự án.
Timeline không chỉ là một bàn danh sách thật dài với những công việc cần phải làm mà nó còn là một thời khóa biểu liệt kê những công việc chủ yếu , thời gian thực hiện được miêu tả một cách cụ thể và dễ dàng nắm bắt.
Các bước để chuẩn bị cho một bản timeline:
Bước 1: Tạo một bản mẫu
Chúng ta có thể sử dụng phần mềm excel hay một phần mềm quản lý dự án để tạo ra một khuôn timeline có sẵn
Bước 2: Thiết lập nội dung
Nếu dự án mà chúng ta thực hiện là một dự án nhỏ với ít người quản lý hay đó chỉ là một timeline cho chính công việc của chúng ta thì timeline chỉ cần bao gồm những công việc cần thực hiện và những cột mốc quan trọng cần phải làm, thời gian giới hạn cho từng công việc.
Nếu chúng ta có một dự án phức tạp thì timeline đòi hỏi phải chi tiết thể hiện được sự ảnh ng của từng công việc với nhau.
Bước 3: Đưa ra thời gian giới hạn cho mỗi công việc được liện kê
Xác định rõ ngày bắt đầu của dự án và xác định mỗi công việc nhỏ sẽ tiêu tốn bao nhiêu thời gian
Tóm lại, đồ đạc được sắp xếp trật tự thì dễ tìm thấy. Thời gian làm việc cũng vậy. Bạn chỉ loay hoay bận bịu khi không sắp xếp công việc một cách hợp lý và có trật tự. Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp chúng ta cải thiện vấn đề tích cực hơn. Đặc biệt là trong nghề event khi mà mức độ chính xác và hiệu quả làm việc nằm ở một vị trí hết sức quan trọng
Triển khai, giám sát thực hiện và tiến độ thời gian luôn được update liên tục
Triển khai và giám sát là hai kỹ năng bao hàm nhiều tố chất cần thiết nhất. Để hoàn thành tốt việc triển khai, bám tiến độ thời gian và giám sát hoạt động tổ chức sự kiện:
- Khả năng giao tiếp: Cần có khả năng giao tiếp tốt để có thể điều phối nhân sự. Phân chia công việc và điều hành luồng công việc diễn ra một cách hiệu quả nhất.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Việc lên một kế hoạch, lịch trình chi tiết đến từng giây từng phút sẽ giúp tiết kiệm một khoảng thời gian khá lớn đối với toàn bộ ekip.
- Một ý chí kiên định: Cần có khả năng bao quát mọi thứ. Nắm rõ từng chi tiết nhỏ nhất trong sự kiện và đôi khi phải đảo ngược tình thế để mọi việc được diễn ra đúng kế hoạch. Giải quyết vấn đề và những khó khăn một cách nhanh chóng. Sẽ không có quá nhiều thời gian để bạn có thể đưa ra một quyết định. Kỹ năng tổ chức sự kiện vững vàng sự nhạy cảm, tinh tế là điều cần thiết để có thể giải quyết mọi việc. Nếu không may chúng không đi theo kế hoạch.
- Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi.
- Tập trung vào từng chi tiết dù là nhỏ nhất.
- Cần quan sát, đánh giá và nhận định tốt tình hình để đúc kết được những giá trị bền vững cho bản thân.
