Checklist để tổ chức sự kiện suôn sẻ và thành công

Ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang ngày một phát triển. Mỗi nhân sự làm việc trong ngành đều cần để trau dồi bản thân và lan toả niềm đam mê. Cũng như truyền kinh nghiệm và kiến thức, tiếp thêm động lực và cảm hứng cho các thế hệ tiếp theo.

Trong nội dung dưới đây, Công ty Palamun Event xin chia sẻ cùng những bạn trẻ mới vào nghề event check list để tổ chức sự kiện suôn sẻ và thành công!

Những vấn đề thường gặp khi mới bước chân vào ngành tổ chức sự kiện

• Thiếu kinh nghiệm tổ chức event hoàn chỉnh;
• Chưa nắm được những yếu tố quan trọng trong event;
• Không quản lý được những công việc cần làm để tổ chức 01 event.

Do đó, bài viết này với hy vọng là một quyển “cẩm nang nghề nghiệp” cần thiết cho các bạn để bước những bước chân vững chắc đầu tiên.

Các phần quan trọng trong quy trình tổ chức

1. Planning – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Đây là giai đoạn quan trọng đầu tiên. Lập một kế hoạch chính xác, đầy đủ và chi tiết là một sự khởi đầu tốt để tổ chức một sự kiện.

Một kế hoạch tốt sẽ giúp giúp đảm bảo tiến độ công việc và khả năng thực hiện tốt sự kiện đến bước cuối cùng. Đó chính là lý do tại sao việc phác thảo và lên kế hoạch sự kiện luôn là bước đầu tiên của việc tổ chức một sự kiện.

2. Teamwork – Làm việc nhóm

Sự kiện không bao giờ là việc của một cá nhân. Để đưa một sự kiện thành hiện thực là một chặng hành trình dài và rất nhiều công đoạn.

Bạn phải ghép hàng ngàn mảnh ghép để tạo nên bức tranh hoàn chỉnh. Vậy nên đây không bao giờ là nhiệm vụ của một người. Tiếp theo bạn sẽ tìm thấy được toàn bộ các yêu cầu nhân sự và các vị trí để thực hiện một sự kiện thành công.

3. Financial – Ngân sách tổ chức sự kiện

Là vấn đề sống còn. Để tổ chức được một sự kiện, bất kể dù lớn hay nhỏ, bạn không những chỉ cần tài chính mà còn phải biết quản lý tài chính hiệu quả.

Từ ngân sách hiện có đến các khoản tài trợ và tiền bán vé, các nguồn thu khác. Có rất nhiều thứ cần sự chú ý quản lý chặt chẽ. Tiếp theo sẽ đưa các bạn những kiến thức tài chính căn bản cho sự kiện.

4. Special guest/ Speaker/ Performers – Ngôi sao của sự kiện

Diễn giả, nghệ sĩ trình diễn là những ngôi sao của sự kiện. Là người sẽ có ý nghĩa thực sự để đưa sự kiện trước công chúng.

Đó là lý do tại sao tất cả những việc liên quan đến họ cần được chuẩn bị, lên kế hoạch, theo dõi và triển khai một cách cẩn thận để đảm bảo hiệu quả và thành công của sự kiện.

5. Schedule – Lịch trình

Một trong những yếu tố mấu chốt của một sự kiện thành công là tất cả mọi việc được diễn ra đúng lịch trình, đúng giờ đề ra.

Phạm vi của sự chậm trễ là không hoặc phải hoàn toàn tối thiểu. Nhưng để điều này xảy ra, bạn cần phải thật sự sẵn sàng với một lịch trịnh làm việc & kịch bản chương trình thật rõ ràng.

Tiếp theo sẽ là những điều cần lưu ý để thực hiện một sự kiện đúng lịch trình.

6. Venue & logistics – Địa điểm, hậu cần, vận chuyển…

Một sự kiện thành công không chỉ là một show sân khấu hay.

Đây là câu chuyện của sự quan tâm và làm hài lòng tất cả các yêu cầu. Và đạt được sự thoải mái cho tất cả khách tham dự. Bạn phải lên kế hoạch quản lý và sắp xếp địa điểm, hậu cần, vận chuyển, giao thông, lưu trú, phục vụ. Và rất nhiều thứ khác nữa để có một sự kiện hoàn hảo.

Sự kiện ngày nay quan tâm đến trải nghiệm khách hàng. Hãy đưa ra các quyết định đúng đắn và sắp xếp các yêu cầu cho sự kiện tiếp theo của bạn.

7. Risk – Rủi ro khi tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện thông minh và có kinh nghiệm luôn là người sẵn sàng cho các loại rủi ro có thể xảy ra. Và đảm bảo an ninh, an toàn cho sự kiện trong quá trình thực hiện. Rủi ro có thể xảy ra bất cứ khi nào trong quá trình thực hiện dự án sự kiện, trước, trong hoặc sau khi sự kiện diễn ra.

Điều này không chỉ bao gồm một đội an ninh và bảo vệ, mà còn rất nhiều mối rủi ro có thể xảy ra từ: thiên nhiên, vệ sinh, tai nạn, kỹ thuật, truyền thông…

8. Marcom – Lan truyền sự kiện

Để đảm bảo có được số lượng khách hàng và chất lượng đối tượng khách hàng như mong muốn, bạn cần phải rất cụ thể và hành động hiệu quả với kế hoạch tiếp thị và truyền thông sự kiện của mình.

>>> Xem thêm: 14 xu hướng tổ chức sự kiện được các nhà sự kiện chuyên dùng

9. Internet

Ngày nay, mạng internet đã trở thành một điều không thể thiếu trong cuộc sống. Sự kiện của bạn cần hiện diện ở tất cả mọi nơi bằng internet.

Hãy đưa sự kiện của mình online & tương tác hiệu quả trên mạng xã hội, bạn có thể tiếp thị truyền thông sự kiện một cách tốt hơn. Những điều trong ebook này sẽ giúp bạn phủ dấu chân ảo của mình một cách mạnh mẽ và hiệu quả hơn.

10. Event day – Ngày diễn ra sự kiện

Cho dù bạn đã lên kế hoạch, thực hiện sản xuất và làm việc một cách hoàn hảo thế nào đi nữa. Nếu bạn gặp rắc rối trong ngày sự kiện, thì không có gì có thể khắc phục được.

Hãy kiểm tra và theo dõi sự kiện thật chặt chẽ để bảm bảo mọi thứ đều nằm trong tầm kiểm soát. Và sự kiện diễn ra trơn tru và thành công như nó đã được lập trình như thế.

11. Sau sự kiện

Đối với các chuyên gian, sự kiện kết thúc không đánh dấu công việc của chúng ta kết thúc. Từ nhận phản hồi đến theo dõi tiếp các công việc tiếp theo, vẫn còn một danh sách những thứ bạn cần phải hoàn thành. Hãy kiểm tra thật kỹ lưỡng để đảm bảo rằng các công việc sau sự kiện được thực hiện đúng cách.

Liên hệ ngay đến Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event để được tư vấn chi tiết nhất!