Sự kiện Online – Xu hướng Event đón đầu hậu Covid-19

Việc áp dụng livestream đang là xu hướng mới của nhiều doanh nghiệp trong thời điểm dịch Covid-19. Hình thức sự kiện Online giúp mở rộng phạm vi và tìm kiếm phân khúc khách hàng mới với chi phí tiết kiệm. Đồng thời gia tăng hình ảnh doanh nghiệp trên mạng xã hội. Trong bài viết này, Công ty Palamun Event sẽ đưa ra Các xu hướng mới trong ngành tổ chức sự kiện Hậu Covid-19 và Ưu nhược điểm của nó. Đặc biệt trong bước lên kế hoạch tổ chức, đảm bảo thành công trọn vẹn!

Sự kiện Online là gì?

Hàng loạt sự kiện đã phải thông báo tạm hoãn hoặc hủy bỏ bởi cơn đại dịch mang tên COVID-19. Một số sự kiện lớn có thể kể đến như:

• Olympic Tokyo 2020;
• Liên hoan phim Cannes;
• Diễn đàn đối thoại Shangrila;
• Lễ hội âm nhạc Coachella,…

Đây có lẽ là khủng hoảng lớn nhất từng có trong ngành tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, khi  một cánh cửa đóng lại, sẽ có cánh cửa khác mở ra – sự kiện trực tuyến.

Sự kiện trực tuyến còn gọi là livestream, webinar, sự kiện ảo. Đây là loại hình sự kiện được phát trực tiếp trên môi trường trực tuyến. Người tham dự được kết nối, tương tác với đơn vị tổ chức thông qua Internet. Sự kiện trực tuyến thường được tổ chức thông qua website, YouTube hoặc các kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo, Twitter, …

Sự kiện trực tuyến mang lại rất nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng, bao gồm:

• Tiếp cận và tương tác với nhiều người hơn so với sự kiện truyền thống;
• Thu hút khách hàng mới;
• Tăng độ phủ hình ảnh của doanh nghiệp;
• Tiết kiệm được nhiều chi phí cho việc đi lại, địa điểm, dịch vụ, logistics

Xu hướng tổ chức sự kiện Online

Không chỉ bởi COVID-19. Trước đó, các sự kiện trực tuyến đã được ứng dụng, trở thành kênh tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp, tổ chức với khách hàng, cộng đồng trên môi trường trực tuyến. Tuy nhiên, hội thảo trực tuyến chỉ ở quy mô nhỏ hoặc phát trực tiếp (livestream). rên các kênh truyền thông và mạng xã hội như một phần trong sự kiện tham dự trực tiếp.

Trước thực trạng các sự kiện lớn nhỏ đều bị hủy do dịch Covid-19. Nhiều doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện đã linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp. Nhằm hạn chế tiếp xúc trực tiếp nơi công cộng. Sự kiện trực tuyến chính là sự lựa chọn thích hợp cho các doanh nghiệp.

Với ưu điểm tương tác trực tiếp với số lượng lớn người xem trong thời gian ngắn, nhanh chóng và hạn chế tập trung đông người. Các sự kiện trực tuyến đang trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp.

Review các xu hướng công nghệ trong sự kiện thời COVID-19 phổ biến nhất hiện nay

Nhận diện khuôn mặt

Bằng cách sử dụng hình ảnh được tải lên trong quá trình đăng ký, công nghệ nhận diện khuôn mặt giúp ghi lại các đặc điểm khuôn mặt của từng người tham dự. Công nghệ này giúp cá nhân hóa thông tin người dùng. Như in bảng tên khi tham dự chương trình, gửi email thư mời, vé tham dự hay vé dùng bữa trưa tại sự kiện.

Nhận dạng khuôn mặt có thể thực hiện hai việc:

• Đăng ký hợp lý;
• Cung cấp mục nhập không tiếp xúc cho sự kiện của bạn.

Nhận dạng khuôn mặt cho phép đăng ký không tiếp xúc. Có nghĩa là công nghệ này sẽ chỉ phát triển phổ biến trong những tháng và năm tới.

Vòng tay sự kiện

Đây cũng là một trong số các công nghệ thiết bị đeo. Nhưng nhỏ gọn hơn và có nhiệm vụ thu thập thông tin người dùng. Sử dụng công nghệ RFID và Beacon. Người tổ chức sự kiện có thể thu thập thông tin của người dùng. Và cá nhân hóa từng trải nghiệm trong sự kiện ứng với người tham dự. Người tham gia có thể xem qua agenda sự kiện. Và người tổ chức sẽ thông báo thời gian diễn ra của chương trình để khách tới và tham dự.

Công nghệ này giúp người tổ chức sự kiện như thế nào:

• Người tham gia có thể xem qua agenda sự kiện;
• Người tổ chức sẽ thông báo thời gian diễn ra của chương trình để khách tới và tham dự;
• Thu thập thông tin của người tham dự, quản lý sự kiện;
• Phân tích số liệu và củng cố chất lượng sau sự kiện.

AI trong tổ chức sự kiện

Giống như các trang web sử dụng AI để cung cấp dữ liệu cho các công cụ của họ. Các phần mềm lập kế hoạch sự kiện đã bắt đầu sử dụng AI để hỗ trợ tìm người tham dự, diễn giả, người có ảnh hưởng, chủ đề, đề xuất thời gian và địa điểm tối ưu.

Chatbots được hỗ trợ bởi AI có thể sử dụng cho truyền thông trước sự kiện và dịch vụ khách hàng để trả lời các câu hỏi phổ biến, tự động bán vé và theo dõi khách hàng tiềm năng.

Sơ đồ sự kiện 3D

Một sự kiện diễn ra thuận lợi cần đảm bảo chi tiết về bố cục như chỗ ngồi, hệ thống ánh sáng, các khu và phòng trong khuôn khổ. Với phần mềm sơ đồ sự kiện 3D, người tổ chức sự kiện có thể dễ dàng tạo dựng một sơ đồ 3D chính xác. Có thể tùy chỉnh theo thiết kế hoặc quy mô chương trình.

Ứng dụng game hóa trong sự kiện (gamification)

Hiểu được sở thích được nhận phần thưởng và tính cạnh tranh giữa những người tham dự với nhau, chúng ta có thể thu hút người tham dự bằng cách tận dụng việc áp dụng các trò chơi trong sự kiện.

Venue Sourcing Platform

Hiện nay, các nhà tổ chức sự kiện đang có xu hướng chuyển sang các nền tảng cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện (venue sourcing platform). Các nền tảng này sẽ kết nối trực tiếp đến các trang web phù hợp cho từng chủ đề sự kiện. Người tổ chức có thể gửi các đề nghị mời thầu (RFP) và theo dõi quá trình quản lý sự kiện.

Công nghệ này giúp người tổ chức sự kiện :

• Có thể truy cập vào bất cứ lúc nào;
• Có cái nhìn khái quát về mô hình sự kiện, sức chứa, các dịch vụ được cung cấp;
• Khi đã chọn được địa điểm ưng ý, người tổ chức có thể gửi yêu cầu và ngay lập tức nhận được báo giá để bắt đầu sự kiện.

Các công nghệ thông minh theo người (Wearable Tech)

Những công nghệ mang theo bên mình đang trở nên phổ biến hơn và giúp cải thiện trải nghiệm của người tham dự. Cùng với nhiều ứng dụng tiện ích, việc áp dụng wearable tech vào event đang là xu hướng được nhiều nhà tổ chức hướng đến.

Chỉ cần một thao tác, bạn hoàn toàn có thể trao đổi thông tin trong những buổi networking để tập trung nhiều hơn vào cuộc trò chuyện và tạo thêm nhiều mối quan hệ với mọi người.

Xu hướng “cá nhân hóa” cho người tham dự

Những người tham dự sẽ có sở thích khác nhau, những nhu cầu tiếp cận các chủ đề khác nhau trong sự kiện và cá nhân hóa là biện pháp tối ưu cho người tham dự có những lựa chọn đúng hướng. Đây sẽ là một trong những xu hướng lớn nhất của năm 2021 và hậu xu hướng Event năm 2022.

Việc cá nhân hóa sự kiện sẽ thu hút người tham dự góp phần thúc đẩy thành công của sự kiện. Có nhiều cách để có thể cá nhân hóa sự kiện:

• Tuỳ chọn lịch trình tham dự theo sở thích cá nhân tại các hội nghị lớn: Người tham dự sẽ được lựa chọn những lĩnh vực, phiên hội nghị đúng với sở thích và nhu cầu. Tự tạo lịch trình trải nghiệm sự kiện một cách riêng biệt của cá nhân.

• Gợi ý hoạt động dựa trên dữ liệu: Cùng với nguồn dữ liệu lớn, AI đang tạo ra nhiều cơ hội cá nhân hóa hơn như khả năng tạo lịch trình sự kiện duy nhất cho mỗi người tham dự hoặc cung cấp gợi ý với các sự kiện phù hợp với sở thích gần đó. Ví dụ: là một markerter, bạn sẽ được hướng đến tham sự buổi workshop về xây dựng nội dung sáng tạo.

• Gửi những nội dung đã được cá nhân hóa: Cá nhân hóa nội dung có thể có nhiều hình thức, một cách đơn giản là bao gồm tên của người tham dự trong email để mang lại cho khách hàng cảm giác được quan tâm.

Ưu điểm của tổ chức sự kiện Online

Tiết kiệm được chi phí

Đây là điều hiển nhiên khi tổ chức tại một địa điểm nhất định có nhiều người tham gia. Sẽ cần có những điều cần chuẩn bị như:

• Thuê địa điểm;
• Kịch bản;
• Đội ngũ nhân sự hỗ trợ;
• Thiết bị âm thanh/ánh sáng;
• Nội dung chương trình;
• Các tình huống phát sinh,…

Khi tổ chức bằng hình thức trực tuyến, công việc của bạn sẽ giảm đi một nữa. Từ đó chi phí sẽ được giảm đi và tiết kiệm được một khoản tiền lớn.

Nhiều công cụ để lựa chọn tổ chức sự kiện Online

Tính tới thời điểm hiện tại, có rất nhiều phần mềm để ta ứng dụng cho từng mục đích sử dụng và còn hoàn toàn miễn phí. Có nhiều sự lựa chọn đồng nghĩa với việc người dùng có nhiều cơ hội hơn trong việc so sánh, đánh giá và chọn lựa công cụ nào phù hợp với nhu cầu của mình. Một số phần mềm này không chỉ được lựa chọn bởi các nhà event planer, mà trong cả ngành giáo dục, buôn bán, streamer,… vẫn rất tin tưởng và lựa chọn: Facebook livestream, Google meet, Zoom, Discord,…

Không giới hạn không gian

Khi sự kiện được tổ chức online, đồng nghĩa người tham gia không phải di chuyển nhiều. Và thường người tham gia sẽ có xu hướng chia sẻ những nội dung hữu ích và “tag” người quen, bạn bè của họ để cùng biết tới. Chỉ với một đường truyền không dây mạnh mẽ, bạn có thể tận dụng ưu điểm này để lan truyền sự kiện của mình so với việc phải thực hiện các hình thức marketing trước giờ như: treo phướn, phát tờ rơi, poster, flyer, hoạt náo,…

Tăng cường sự kết nối 

Chính vì nhờ nền tảng mạng xã hội để thực hiện các sự kiện. Khả năng tiếp cận tới các khách hàng tiềm năng lớn hơn. Khi phần lớn thời gian người dùng chủ yếu sử dụng mạng xã hội để đọc tin tức, giải trí. Cũng như tương tác với bạn bè, người thân. Đây sẽ là một cơ hội và được coi là “vùng đất vàng” để sự kiện của bạn được rộng rãi nhiều người biết đến hơn.

Nhược điểm của tổ chức sự kiện Online

Nội dung kịch bản phải thu hút

Hãy đặt trong tâm thế người tham dự sự kiện. Nếu kịch bản và nội dung của người làm chương trình không hay? Liệu bạn có muốn phí thì giờ của mình để tiếp tục tham gia? Hay sẽ bỏ qua và tiếp tục lướt/xem các nội dung khác thú vị hơn? Đây cũng chính là thách thức đối với người lập kế hoạch sự kiện. Khi sự hạn chế tương tác với người xem lại là rào cản để giữ họ đến hết chương trình. Nếu bạn không có đủ kinh nghiệm chuyên môn cũng như xử lý các tình huống phát sinh thì chương trình của bạn không chỉ bị ảnh hưởng, mà kéo theo đó sẽ gây ảnh hưởng tới trải nghiệm của khách hàng bạn đang nhắm đến, gây mất thiện cảm cho những sự kiện tiếp theo.

Đường truyền không ổn định

Khi bạn không có những thiết bị tăng cường sự ổn định của đường truyền. Hoặc một đội ngũ có chuyên môn để đem đến sự chuyên nghiệp trong sự kiện của bạn. Thì lời khuyên của chúng tôi, hãy tìm đến sự tư vấn và hỗ trợ của những người có chuyên môn. Họ không chỉ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và chi phí. Mà còn giúp bạn tổ chức chương trình của bạn thành công hơn. ạo tiền đề cho các hoạt động sự kiện online khác của bạn trong tương lai.

Hạn chế về mặt thiết bị

Việc đầu tư vào các trang thiết bị như: máy quay, đường truyền riêng,… sẽ đảm bảo cho sự kiện không bị gián đoạn khi đang phát sóng cũng như nâng cao chất lượng. Không gây mất thiện cảm và làm đứt mạch cảm xúc của khách hàng. Nhưng nếu sự kiện của bạn không được diễn ra thường xuyên thì việc sắm thiết bị là điều lãng phí. Vì vậy cân nhắc đến việc thuê các thiết bị sẽ giúp bạn tiết kiệm và hợp lý hơn.

Các giải pháp tổ chức sự kiện Online thành công, mang lại hiệu quả cao

Ý tưởng tổ chức sự kiện Online

Có nhiều ý tưởng có thể khiến biến những hoạt động của bạn thành sự kiện trực tuyến hấp dẫn. Hãy phân loại đối tượng và chọn ra loại hình doanh nghiệp phù hợp. Sau đây là một vài ý tưởng bạn có thể tham khảo cho các sự kiện trực tuyến của mình:

• Tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng trực tuyến
• Gameshow online
• Họp đại hội cổ đông trực tuyến
• Phỏng vấn chuyên gia, người nổi tiếng trong lĩnh vực
• Tổ chức các buổi event, workshop, seminar
• Tổ chức khóa học online cho khách hàng
• Họp đại hội cổ đông trực tuyến

Xác định loại hình sự kiện Online phù hợp

Bạn hoàn toàn có thể tổ chức hội thảo, hội nghị hay lớp học trực tuyến. Miễn là mang đến trải nghiệm chất lượng dành cho người tham dự.

Chương trình hòa nhạc hay biểu diễn nghệ thuật được phát trực tiếp sẽ mang đến trải nghiệm thú vị. Bởi không chỉ mở rộng số lượng người tham dự vượt giới hạn của một khán phòng. Mà còn khiến những người tham gia cảm thấy mình được trở thành một phần của buổi diễn.

Nhiều nhà hát opera và giao hưởng đã lần đầu tiên tổ chức buổi diễn trực tuyến mà không có khán giả trong khán phòng. Nhà hát Berliner Philharmonie cũng biểu diễn trên mạng, phục vụ khán giả qua màn ảnh.

Tương tự, nhà hát Metropolitan ở New York (Mỹ) sẽ phát hàng loạt chương trình trực tiếp. Mở màn là vở kịch Carmen. Các buổi diễn đã lên lịch từ trước. Như buổi diễn của ca sĩ – nhạc sĩ người Anh James Blunt cũng chuyển sang biểu diễn trực tuyến tại thành phố Hamburg (Đức).

Lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp

Dựa vào tính chất, quy mô, đối tượng khách mời tham gia sự kiện. Để bạn quyết định nền tảng phát sóng trực tiếp. Nếu bạn muốn phát trực tiếp sự kiện tại địa điểm đã được setup từ trước với đối tượng mở, số lượng lớn. Hình thức phát trực tuyến như Facebook Live hay YouTube Live sẽ là sự lựa chọn phù hợp.

Đối với các sự kiện giới hạn người tham dự hoặc có thu phí. ạn có thể sử dụng hình thức tổ chức trực tiếp trên website như webinar.

Hình thức này đòi hỏi phải được sử dụng công nghệ của bên thứ ba để kết nối với khách mời tham dự. Các công cụ này cho phép triển khai những chức năng dành riêng cho sự kiện trực tuyến như tính năng trò chuyện và đặt câu hỏi, ưu tiên phát biểu hay theo dõi mức độ tương tác của khán giả.

Ngoài ra, nếu như bạn muốn tổ chức sự kiện có thu phí thì cần kết nối với các nền tảng bán vé trực tuyến để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Các nền tảng tích hợp bán vé trực tuyến cũng hỗ truyền thông cho sự kiện của bạn, bên cạnh các kênh quảng bá truyền thống.

Ý tưởng Sân khấu Virtual event – Tổ chức sự kiện Online

Kết luận xu hướng tổ chức sự kiện Online đón đầu hậu COVID-19

Đứng trước những tình hình COVID-19 đầy khó khăn của năm 2021 và các nhà Tổ chức sự kiện như Palamun Event buộc phải thích nghi và tìm ra những giải pháp tốt hơn để thu hút khách hàng của mình. Tổ chức sự kiện online trên Facebook livestream, Youtube livestream, Zoom, Google meet, Discord,… là một điểm đáng cân nhắc và chú ý khi khách hàng ngày càng có xu hướng sử dụng mạng xã hội phần lớn trong thời gian của mình. Để thực hiện một sự kiện online thành công không chỉ nhờ vào kịch bản hay, đội ngũ nhân sự tốt. Mà đứng sau đó sẽ còn nhiều yếu tố liên quan đến công nghệ, khả năng xử lý tình huống phát sinh,… mà bạn cần chú ý.

Mọi thứ đang thay đổi trong thời đại công nghệ 4.0. Đã đến lúc bạn phải cập nhật cho mình những công cụ mới nhất. Có thể giúp bạn tiết kiệm tiền và mang lại giá trị gia tăng cao cho những người tham dự sự kiện. Đừng để bị tụt lại phía sau! Hãy ứng dụng những xu hướng này để phù hợp và đi trước đối thủ.

Với hơn hơn 12 năm trong nghề tổ chức sự kiện, Công ty Palamun Event cũng như các thiết bị được đầu tư hiện đại, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu hơn và giúp sự kiện của bạn thành công hơn nhé!