Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên – 7 yếu tố để thành công

Cuối năm là thời điểm vô cùng bận rộn khi ai cũng phải làm hết tốc lực để hoàn thành mục tiêu công việc. Giữa lúc căng thẳng đó, việc hoàn thành một bản kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hoàn hảo sẽ là một thách thức với những ai chưa có kinh nghiệm nhiều. Nếu bạn chưa biết cách xây dựng kịch bản tiệc tất niên công ty ấn tượng, hãy để Palamun Event giúp bạn nhé!

Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chi tiết nhất

Xác định mục đích tổ chức tiệc tất niên

Mục đích tổ chức là kim chỉ nam cho bất kỳ sự kiện nào. Tùy thuộc vào mục tiêu của bữa tiệc là gì, cách bạn lựa chọn hình thức, chủ đề hay cách triển khai sự kiện về sau cũng sẽ chịu ảnh hưởng rất nhiều đấy.

Để có một tiệc tất niên công ty thành công, hãy cụ thể hóa mục tiêu của bạn khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên. Một số mục tiêu thường thấy khi tổ chức một buổi tiệc tất niên có thể là:

• Tri ân cán bộ nhân viên, thành viên trong công ty vì sự cống hiến
• Tri ân đến các đối tác, khách hàng của doanh nghiệp
• Công bố định hướng, mục tiêu phát triển trong năm tiếp theo
• Mục đích giải trí thuần túy dịp cuối năm

Xây dựng ý tưởng, chủ đề cho bữa tiệc tất niên

Một format tiệc tất niên cơ bản như tổng kết – báo cáo – khen thưởng – tiệc và văn nghệ sẽ dễ dàng để tổ chức. Tuy nhiên, nó lại làm cho buổi tiệc không sáng tạo. Thậm chí, lu mờ giữa hàng trăm buổi tiệc khác cùng được tổ chức dịp cuối năm.

Vì thế, khi lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên, bạn có thể dựa vào mục tiêu của tiệc đã hoạch định ở trên để chọn ra một theme/concept hợp lý cho sự kiện của mình. Ở Việt Nam, có một số ý tưởng tiệc tất niên rất thịnh hành như:

• Dạ tiệc đỏ;
• Dạ tiệc đen – trắng (ăn mặc theo dress code định sẵn);
• Pool Party;
• Tiệc Picnic ngoài trời,…

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức Pool party hoành tráng ấn tượng Từ A-Z

Xác định thời gian theo kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty

Thời gian tổ chức tiệc tất niên đẹp nhất cho các doanh nghiệp thường là thời điểm cuối năm âm lịch, trong khoảng từ ngày 15 tháng Chạp cho đến cận Tết. Một bữa tiệc vào buổi tối cuối tuần vào cuối tháng sẽ rất phù hợp cho lịch đi làm bận rộn của nhiều người.

Tuy nhiên, đó không nên là lựa chọn duy nhất trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên. Bởi vì mốc thời gian vàng đó luôn là lựa chọn của đa số công ty, nên tình trạng khách mời bận “chạy show” hai – ba bữa tiệc là việc tất yếu. Ngoài ra, các địa điểm tổ chức cũng dễ bị “cháy hàng” vào thời gian đó. Palamun Event khuyên bạn nên lựa chọn thêm 2-3 thời điểm dự phòng khác nhé!

Lập danh sách khách mời

Việc hoạch định danh sách khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến việc lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên, đặc biệt là dự trù kinh phí tiệc tất niên. Xác định rõ số lượng khách mời ngay từ đầu sẽ giúp công ty tránh được những rủi ro bất ngờ như mất kiểm soát chương trình, thiếu hụt chỗ ngồi hay ngân sách.

Để lên danh sách khách mời chi tiết, hãy bắt đầu bằng việc quy hoạch cơ cấu – tổng số lượng khách mời cần thiết. Sau đó, dựa vào bảng phân loại cơ cấu đã có sẵn, bạn có thể xây dựng các danh sách khách mời chi tiết hơn. Các khách mời trong một buổi tiệc tất niên sẽ có: khách VIP, khách tham dự chính, danh sách dự bị, khách mời từ các đơn vị truyền thông,…

Lựa chọn địa điểm và các nhà cung cấp cho tiệc tất niên công ty

Nếu bạn đã chuẩn bị sẵn sàng các mục 1-2-3-4 trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên, việc lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp không còn là thách thức khó nhằn. Tuy nhiên, các công ty nên lựa chọn 2-3 phương án địa điểm khác nhau. Tránh tình trạng “cháy địa điểm” như đã nói ở trên. Đặc biệt là những địa điểm tổ chức tiệc tất niên TPHCM.

Ngoài tiêu chí là không gian và sức chứa phù hợp với yêu cầu sự kiện, thì một địa điểm nằm ở khu vực giao thông thuận tiện, không quá xa trung tâm nên được ưu tiên. Địa điểm đó nên bao gồm cả các dịch vụ – tiện ích như:

• Phòng hội nghị có âm thanh – ánh sáng;
• Menu đa dạng lựa chọn;
• Chất lượng phục vụ tốt;
• Có nhiều tiện ích hỗ trợ khác đi kèm.

>>> Xem thêm: TOP 11 địa điểm tổ chức tiệc tất niên tại TP.HCM siêu chất năm 2023

Xây dựng kịch bản tiệc tất niên

Trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên, kịch bản tiệc tất niên được chia làm 2 phần: kịch bản tổng quát (general plan) và kịch bản chi tiết (detailed plan/on-site plan).

Kịch bản tổng quát thường bao gồm tất cả các hạng mục chương trình có trong bữa tiệc, đi kèm với kế hoạch nhân sự cho từng mục riêng. Bản kế hoạch này sẽ chia ra tùy theo hoạt động đã xây dựng từ trước, nhưng thường sẽ có 2 phần riêng biệt: lễ và hội. Các nhân sự tiệc tất niên, đặc biệt là bộ phận đón tiếp khách – ẩm thực và điều phối nên nắm rõ kịch bản này để chỉ đạo chương trình.

Bản kế hoạch chi tiết thường là kịch bản MC tiệc tất niên. Nó sẽ dành cho các nhân sự khu vực sân khấu như MC, vũ đoàn, ca sĩ, nhân viên âm thanh – ánh sáng,… nắm rõ để điều phối khu vực trung tâm buổi tiệc.

Hoạch định ngân sách cho tiệc tất niên

Một bản kế hoạch tổ chức tiệc tiệc tất niên hoàn hảo không thể thiếu hoạch định ngân sách. Để xây dựng bảng dự trù kinh phí tiệc tất niên đầy đủ, chi tiết thì bạn nên phân theo những đầu mục cần chi cho sự kiện. Một số hạng mục thường có trong bảng chi phí sẽ là:

• Địa điểm;
• Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên;
• Dịch vụ ăn uống;
• Quà tặng – khen thưởng;
• Nhân sự;
• Âm thanh ánh sáng – sân khấu,…

Bạn hãy tham khảo giá cụ thể nhất, đừng quên các khoản phụ phí cũng như thuế VAT. Đừng ước lượng ngân sách theo cảm tính bản thân nhé! Hãy nhờ đến sự giúp đỡ của một chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nếu cần thiết.

Những sai lầm thường gặp khi xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên

Đừng thuê riêng lẻ từng dịch vụ cho tiệc tất niên. Vì nó sẽ khiến chi phí bỏ ra bị đội lên kha khá. Theo lời khuyên từ chuyên gia tổ chức sự kiện của Palamun Event, nên lựa chọn một đơn vị dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí.

Bên cạnh đó, trong kế hoạch tổ chức tiệc tất niên luôn phải có các khoản phí dự phòng. Để đảm bảo có đủ ngân sách, dù cho sự kiện có xảy ra những rủi ro phát sinh nhé!

Palamun đã bật mí cho bạn bí quyết xây dựng kế hoạch tổ chức tiệc tất niên hoàn chỉnh và ấn tượng nhất. Nếu công việc cuối năm của bạn quá bận rộn, hoặc bạn chưa tự tin để tự xây dựng một tiệc tất niên công ty hoàn hảo. Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event sẽ sẵn sàng giúp đỡ bạn bất kỳ lúc nào. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!