Làm thế nào để có một sự kiện hoành tráng, thành công rực rỡ với chi phí tốt nhất? Làm thế nào để kiểm soát tốt chất lượng tất cả các vật dụng tổ chức sự kiện. Và con người vận hành trơn tru bài bản qua một dự án sự kiện? Không phải ai cũng dễ dàng thực hiện được. Vì thiếu căn bản hay tầm nhìn về bản chất sâu sắc bên trong của ngành Tổ chức sự kiện. Palamun Event sẽ cùng giải quyết vấn đề này cùng bạn đọc qua Hướng dẫn 9 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện siêu tiết kiệm, hiệu quả cao. Hy vọng kiến thức này sẽ giúp cho doanh nghiệp bạn có nhiều thông tin. Để ra quyết định đúng đắn cho sự kiện quan trọng của mình trong thời gian sắp tới!
Contents
- 1 Thảo luận về bản kế hoạch tổ chức sự kiện
- 2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện cực kỳ chi tiết
- 3 Doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể kêu gọi quyên góp trong sự kiện
- 4 Chi phí tiệc tùng – ăn uống trong sự kiện
- 5 Luôn có kế hoạch B (Back-up)
- 6 Chú trọng các chi tiết nhỏ nhất
- 7 Thời lượng tổ chức sự kiện
- 8 Không ngừng tổng duyệt trước khi tổ chức sự kiện (Rehearsal)
- 9 Dự trù chi phí phát sinh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Thảo luận về bản kế hoạch tổ chức sự kiện
Điều tối kỵ khi làm sự kiện là thay đổi kế hoạch. Bạn hãy dành ⅓ thời gian để lên kế hoạch thật chi tiết và rõ ràng. Hãy tranh luận để đưa ra ý tưởng tốt nhất. Hạn chế thay đổi khi kế hoạch được tiến hành.
Bất kỳ thay đổi nào dù nhỏ nhất cũng sẽ phải đánh đổi bằng CHI PHÍ và THỜI GIAN – 2 yếu tố cực kỳ quan trọng khi tổ chức.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện cực kỳ chi tiết
Việc cần làm này sẽ giúp bạn kiểm soát được tốt chi phí. Palamun Event thường tư vấn cho khách hàng khi dự án trước khi bắt đầu. Bởi vì bất kỳ một sự kiện lớn nhỏ nào cũng cần bản kế hoạch chi tiết. Nếu bạn không muốn “vung tay quá trán” cho những thứ phát sinh không cần thiết. Đừng bao giờ nghĩ rằng một bữa tiệc hội ngộ sẽ rất vui nếu không cần lên kế hoạch trước. Kỳ thực, bạn phải có kế hoạch cụ thể cho những sự kiện nhỏ. Trước khi hướng đến những sự kiện lớn hơn nếu muốn tiết kiệm chi phí.
Doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể kêu gọi quyên góp trong sự kiện
Crownfunding có vẻ lạ lẫm ở Việt Nam. Nhưng đây lại là điều vô cùng phổ biến ở nước ngoài. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo nó để tạo ra một sự kiện tiết kiệm chi phí nhất có thể. Nôm na là kêu gọi quyên góp từ những người tham gia và tổ chức chương trình trong khuôn khổ ngân sách quyên góp được. Vừa được là một phần của sự kiện. Vừa tăng tính trải nghiệm mới lạ.
Chi phí tiệc tùng – ăn uống trong sự kiện
Đừng bao giờ nghĩ rằng một gói tiệc buffet sẽ rẻ hơn là tiền chi trả cho lượng đồ ăn thức uống thực tế mà người tham dự tiêu thụ. Có nhiều thống kê chỉ ra rằng, rất nhiều người tham gia sự kiện chỉ uống 1 loại nước cụ thể với số lượng rất ít. Chẳng hạn như nước suối hoặc nước ngọt. Thay vì trải nghiệm hết tất cả những loại nước uống có tại nhà hàng.
Luôn có kế hoạch B (Back-up)
- Luôn nhắm vào mục tiêu tốt nhất. Dự phòng những trường hợp xấu nhất (khách mời đến quá đông, khách mời đến quá ít… Doanh nghiệp bạn phải làm gì?)
- Không có kế hoạch hoàn hảo 100%; nhưng sẽ luôn cần có phương án dự phòng cho 100% các trường hợp.
- Những yếu tố ngoại cảnh không thể kiểm soát luôn phải được dự trù (Thời tiết mưa gió, thiết bị event trục trặc, cúp điện…)
- Ca sĩ, nhóm múa, vũ đoàn, các tiết mục biểu diễn… đến trễ
- Khách mời là VIP cỡ bự đến trễ…Doanh nghiệp bạn phải làm gì?
Chú trọng các chi tiết nhỏ nhất
Những chi tiết nhỏ nhất thông thường người ta ít quan tâm. Tuy nhiên nó góp phần rất lớn cho việc tiết kiệm ngân sách của doanh nghiệp bạn. Như: Lên danh sách khách mời, địa điểm tổ chức sự kiện, quà tặng, MC, vũ đoàn nào chuyên nghiệp mà giá tốt… Chọn đơn vị tổ chức sự kiện nào uy tín mà giá chi phí tốt nhất hoặc doanh nghiệp bạn tự phụ trách tất cả các khâu tổ chức. Dù thế nào vẫn rất cần sự tư vấn của chuyên gia trong ngành tổ chức sự kiện.
Thời lượng tổ chức sự kiện
Đây là vấn đề rất quan trọng góp phần thành công cho một sự kiện mà đạo diễn nào cũng lưu tâm hàng đầu. Thời lượng chương trình diễn ra 2 tiếng, 3 tiếng hay 1 ngày, 2 ngày là một sự khác biệt rất lớn. Thời lượng làm Offline hay thời lượng làm Event Online cũng thật sự khác nhau rất nhiều về tính chất và khán giả.
Không ngừng tổng duyệt trước khi tổ chức sự kiện (Rehearsal)
Các hoạt động tập luyện trước khi diễn ra sự kiện cực kỳ quan trọng. Nó quyết định cho độc chính xác của từng tiết mục biểu diễn. Và hiệu ứng âm thanh ánh sáng màn hình LED… Ekip Palmun Event thông thường phải làm trước khi diễn ra chương trình sự kiện.
Sự thiếu chu đáo trong khâu chuẩn bị có thể dẫn đến các vấn đề về mặt kỹ thuật. Hoặc thời lượng nội dung. Bằng cách chuẩn bị trước, diễn giả có thể tự tin hơn trong suốt chương trình. Và nhà tổ chức cũng có thể lường trước các sự cố có thể phát sinh.
Dự trù chi phí phát sinh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Chi phí phát sinh là điều bạn cần phải lường trước nếu thực sự muốn tiết kiệm cho sự kiện của mình. Sẽ có rất nhiều khoản phí không tên phát sinh trong quá trình tổ chức. Tốt hơn hết là bạn nên có một khoảng dự phòng nhất định cho điều này. Đảm bảo rằng mọi chi tiêu không vượt quá khoảng dự phòng đó.
Cảm ơn quý độc giả đã tham khảo qua bài viết trên của Palamun Event. Hy vọng bài viết trên sẽ mang đến giải pháp tổ chức sự kiện toàn diện và tối ưu cho doanh nghiệp của bạn. Nhờ quy trình tổ chức chuyên nghiệp cùng chuỗi cung ứng khép kín này. Palamun Event hay sử dụng để đảm bảo mang lại hiệu quả tối đa với chi phí tối thiểu cho khách hàng và đối tác. Quý doanh nghiệp có bất kỳ tư vấn báo giá cho sự kiện của mình vui lòng liên lạc với số Hotline Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event để được tư vấn tận tình nhé!
