Như đã biết, để tổ chức một chương trình event chuyên nghiệp – thành công, và đầy đủ tất cả các hạng mục sự kiện thì đòi hỏi người Leader phải là người dày dạn kinh nghiệm và phải có tính tỉ mỉ chi tiết trong việc lên kế hoạch tổng thể. Đặc biệt là biết cách xây dựng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó việc nghiên cứu loại hình tổ chức sự kiện rất quan trọng. Sự am hiểu về các loại hình sự kiện và thị trường cũng là việc quan trọng để lên chi phí ngân sách tổ chức sự kiện chính xác.
Ekip Palamun Event mời quý doanh nghiệp cùng tham khảo qua 10 bước xây dựng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện siêu tiết kiệm mà các công ty tổ chức sự kiện hay dùng 2021. Dưới đây là các bước lập một ngân sách tổ chức sự kiện đầy đủ và cực kỳ chi tiết.
Contents
- 1 Bước 1: Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện qua danh sách khách mời và nội dung chương trình
- 2 Bước 2: Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức
- 3 Bước 3: Lên checklist tổng thể các hạng mục
- 4 Bước 4: Các khoản chi phí dự phòng
- 5 Bước 5: Thành lập một ban tổ chức để quản lý, kiểm soát kinh phí tổ chức sự kiện tổng thể
- 6 Bước 6: Quản lý việc thất thoát hạng mục sự kiện
- 6.1 Tránh việc mua quá nhiều thứ không cần thiết
- 6.2 Những địa điểm “trái mùa” hoặc thường không có nhiều sự kiện diễn ra.
- 6.3 Kiểm tra website của địa điểm
- 6.4 Với các sự kiện có sử dụng thực phẩm, hãy order ít hơn 10% so với dự kiến
- 6.5 Ghi lại tất cả và theo dõi chặt chẽ mọi kinh phí tổ chức sự kiện
- 6.6 Giám sát nhân viên, những người phụ trách chi tiêu các hạng mục
- 6.7 Tìm hiểu các công ty quản lý hoặc tổ chức tại địa điểm có thể bạn không quen thuộc 100%
- 7 Bước 7: Kinh phí tổ chức sự kiện về tiệc chiêu đãi
- 8 Bước 8: Kinh phí tổ chức sự kiện về quà tặng
- 9 Bước 9: Thống kê tổng thể ngân sách kinh phí tổ chức sự kiện
- 10 Bước 10: Nhắn nhủ
Bước 1: Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện qua danh sách khách mời và nội dung chương trình
- Lên danh sách khách mời: Số lượng nhiều hay ít cũng là yếu tố quan trọng quyết định cho gói ngân sách tổng thể;
- Nội dung chương trình: Việc này cần phải có nội dung để ekip hoặc ban tổ chức của doanh nghiệp tìm và suy nghĩ ra ý tưởng sáng tạo độc đáo cho chương trình sự kiện riêng của mình.
Bước 2: Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức
- Thời gian: việc ấn định được ngày tổ chức sự kiện thì đội ngũ nhân sự của bạn sẽ dồn sức bám theo kịp timeline hay checklist tiến độ của dự án;
- Địa điểm: việc này thông thường khá quan trọng chiếm khoảng 1/4 chi phí tổ chức event.
- Trong nhà (indoor): Nhà hàng, khách sạn (từ 1* – 5* chi phí chắc chắn sẽ khác. Ngoại ô cũng sẽ khác với khách sạn tại trung tâm thành phố), hội trường, nhà thi đấu thể dục thể thao,…
- Ngoài trời (Outdoor): Sân vận động, sân bóng đá mini, công viên, phố đi bộ,…
Bước 3: Lên checklist tổng thể các hạng mục
Bạn cần lập danh sách các hạng mục (hay còn gọi là bảng checklist). Sau đó lập bảng dự toán kính phí mỗi hạng mục cần có sẽ có một mức giá khác nhau. Nó có thể dao động tùy theo gói dịch vụ. Để lập dự toán cho một sự kiện được chu đáo, điều cần thiết nhất là bạn phải đọc thật kỹ nội dung Bảng kế hoạch dành cho sự kiện đó. Để biết event đó cần những gì, và tầm ảnh hưởng của nó như thế nào. Do đó bạn phải lên kế hoạch thật kỹ lưỡng.
Ví dụ như các hạng mục thông thường có trong Checklist mà Ekip Palamun thường hay làm, ta tạm chia ra thành các phần nhỏ như sau:
Phần cứng (hay còn gọi Production)
- Sân khấu;
- Backdrop (hoặc màn hình Led);
- Âm thanh (hệ thống này lớn hay nhỏ sẽ phụ thuộc vào số lượng khách mời tham dự hoặc sự kiện diên ra trong nhà hay ngoài trời thì công suất âm thanh sẽ khác);
- Ánh sáng và hiệu ứng khói lửa (hệ thống ánh sáng sẽ làm cho sân khấu và khu vực tổ chức sự kiện trở nên lung linh sắc màu nghệ thuật và thu hút mọi ánh nhìn hơn);
- Bàn – ghế (tùy theo số lượng khách mời);
- Cổng chào;
- Standee;
- Banner;
- Khu vực tiếp tân (hoa tươi, thẻ đeo đại biểu, vật dụng check-in);
- Thảm trải sàn;
- Ngoài ra còn nhiều vật dụng khác (tùy theo tính chất chương trình event của doanh nghiệp bạn)…
Phần mềm (hay còn gọi là phần kỹ thuật)
- MC script;
- Kịch bản nội dung chương trình;
- Agenda;
- Brief âm thanh các tiết mục;
- Brief ánh sáng các tiết mục chính diễn ra trên sân khấu sự kiện;
- Các hạng mục khác (tùy theo tính chất chương trình event của doanh nghiệp bạn)…
Phần Nhân sự
Hạng mục này quan trọng trong cách lập kết hoạch về chi phí tổ chức sự kiện. Vì con người ta trung tâm của sự kiện của sự thành công.
- MC;
- PG – nhân viên lễ tân nam;
- PB – lễ tân nam;
- Bảo vệ;
- Ca sĩ;
- Nhóm múa – vũ đoàn – nhóm nhảy;
- Múa lân – sư – rồng;
- Nghệ nhân – nghệ sỹ – xiếc…;
- Người mẫu – model;
- Ban nhạc: nước ngoài, acoustic, Flamenco, la tinh…;
- Các hạng mục khác (tùy theo tính chất chương trình event của doanh nghiệp bạn);
Bước 4: Các khoản chi phí dự phòng
Và đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện. Vì một sự kiện sẽ phát sinh những điều chúng ta không lường trước được. Cho nên nếu không có khoản này thì người tổ chức event sẽ phải gánh chịu mọi rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 15%. Tùy mức độ rủi ro, phức tạp của từng sự kiện.
Bước 5: Thành lập một ban tổ chức để quản lý, kiểm soát kinh phí tổ chức sự kiện tổng thể
Thành lập một Ban tổ chức để dễ phân chia công việc và trách nhiệm cụ thể của mỗi phòng ban. Và sắp xếp sự kiện theo tiến độ, theo timeline của chương trình. Phải dự kiến các loại danh mục và kèm theo các loại sản phẩm, dịch vụ và hàng hóa. Kèm các thiết bị, ấn phẩm, phụ kiện, ấn phẩm, quà tặng cần thiết cho tổ chức sự kiện. Về số lượng, chất lượng và chi phí.
Bước 6: Quản lý việc thất thoát hạng mục sự kiện
Tránh việc mua quá nhiều thứ không cần thiết
Bởi nó có thể độn chi phí của bạn lên khá nhiều sau khi kết thúc.
Những địa điểm “trái mùa” hoặc thường không có nhiều sự kiện diễn ra.
Có thể giúp bạn tiết kiệm được phần nào chi phí. Ví dụ: vào mùa đông có thể làm chương trình tại công viên nước. Tất nhiên nội dung chương trình cũng phải phù hợp với 1 địa điểm như thế.
Kiểm tra website của địa điểm
Bạn có thể bớt chút ít thời gian bận rộn của mình để tìm hiểu về website của địa điểm nơi bạn tổ chức. Đây có thể là 1 phần nhỏ nhưng cũng có thể giúp ích khi bạn lựa chọn. 1 địa điểm không có website hoặc ít người truy cập website cũng khá tiềm năng khi giảm được chi phí thuê.
Với các sự kiện có sử dụng thực phẩm, hãy order ít hơn 10% so với dự kiến
Bạn không bao giờ biết hết được có thể có người không đến hoặc chỉ đơn giản là không ăn. Rất nhiều người tổ chức order quá nhiều để rồi lãng phí, thức ăn thừa.
Ghi lại tất cả và theo dõi chặt chẽ mọi kinh phí tổ chức sự kiện
Cần ghi lại tất cả mọi chi phí. Dù lớn hay nhỏ như thế nào trong suốt sự kiện của bạn. Đảm bảo rằng bạn luôn kiểm soát sự thay đổi ảnh hưởng đến ngân sách của bạn càng sớm càng tốt.
Giám sát nhân viên, những người phụ trách chi tiêu các hạng mục
Có vẻ như đây là bất đắc dĩ nhưng sự thật là bạn không thể nào biết hết được những gì mà nhân viên của bạn có thể làm. Cho dù nó vô tình hay cố ý. Bạn có thể sẽ rất ngạc nhiên vì tiền của bạn có thể ra đi nếu như bạn không kiểm soát nó. Vì vậy mỗi khi thanh toán cần phải yêu cầu hóa đơn, biên lai bán hàng và kiểm tra xem có chính xác hay không. Tất nhiên cũng không nên quá gay gắt. Để có thể nắm được những chi phí sát nhất đòi hỏi bạn cũng cần phải có những kinh nghiệm nhất định từ những sự kiện trước đó của bạn.
Tìm hiểu các công ty quản lý hoặc tổ chức tại địa điểm có thể bạn không quen thuộc 100%
Những công ty này có thể giúp bạn tìm được những địa điểm hoàn hảo, hoặc có thể tìm kiếm giúp những yếu tố khác như nhà hàng, giải trí, quảng cáo và 1 số những thứ khác. Dù sao làm việc với “thổ địa” vẫn tốt hơn bạn phải tự đi mày mò tìm kiếm và đôi khi bị hớ.
Bước 7: Kinh phí tổ chức sự kiện về tiệc chiêu đãi
Chi phí về tiệc chiêu đãi (setmenu hoặc tiệc bàn tròn). Việc này khá quan trọng để cảm ơn và tri ân khách hàng. Đã không ngại đường xá xa xôi để đến dự tổ chức hội nghị khách hàng. Mà còn là dịp để tạo mối quan hệ mật thiết với đối tác vững bền trong tương lai. Ngân sách này tùy thuộc vào chuẩn nhà hàng 3 sao – 5 sao hoặc nhà hàng loại trung bình. Các giá trung bình 2.200.000đ – 6.500.000đ/bàn.
Bước 8: Kinh phí tổ chức sự kiện về quà tặng
Thông thường các sự kiện mà Palamun Event tổ chức thực hiện cho các sự kiện Tư vấn chi phí ngân sách thì luôn có gói tư vấn về quà tặng dành cho khách hàng. Vì đây là một phần gần như không thể thiếu trong mỗi sự kiện. Bởi vì, ekip Palamun Event luôn nhận thấy nụ cười nở trên môi của họ. Khi xách trên tay món quà ra về sau sự kiện. Điều này thể hiện quà tặng sự kiện là một sự tri ân khách hàng. Lời cảm ơn khách hàng đã dành thời gian quý báu của mình để đến tham dự sự kiện. Lưu ý quà tặng nên dán logo của chủ đầu tư và nội dung chương trình sự kiện.
Quà tặng sự kiện thông thường mà là: Bình giữ nhiệt, áo sơ mi, áo thun, bộ quà tặng Gift set (USB, lịch để bàn, name card), nón bảo hiểm, áo mưa, dù cầm tay, kỷ niệm chương, cúp, pha lê, tranh treo tường – tranh thêu,…
Bước 9: Thống kê tổng thể ngân sách kinh phí tổ chức sự kiện
Theo các bước mà Palamun Event chia sẻ các bước chi tiết ở trên. Doanh nghiệp của bạn lập danh sách và chi phí cho toàn bộ các khu vực có thể chi tiêu. Bạn cần Final một ngân sách tổng thể và khoản dụ trù kinh phí tổ chức sự kiện như đã nói trên. Trình ban giám đốc xin ý kiên chỉ đạo và triển khai từng bước theo timeline. Theo kịch bản tổng tổng thể và phân bổ các phòng ban hợp lý. Để triển khai dự án sự kiện của doanh nghiệp bạn. Bạn cần tổng hợp lại tổng chi phí cho toàn bộ sự kiện để có 1 cái nhìn tổng quát. Nhìn vào đó để thấy bạn có thể cân đối hoặc định giá vé tham dự. Sao cho tối đa số người tham dự cũng như giảm thiểu những chi phí phát sinh.
Bước 10: Nhắn nhủ
Lập kế hoạch kinh phí tổ chức sự kiện một cách chính xác giúp doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các hạng mục quan trọng. Đồng thời đề phòng các rủi ro có thể phát sinh. Các khoản tiết kiệm của bạn có thể giúp đỡ một phần nào đó. Bao gồm cả chi phí dự phòng không biết trước được có thể xảy ra trong sự kiện. Quý công ty nên cân nhắc nguồn tài chính cho phép để quyết định sử dụng thêm những dịch vụ nào.
Để buổi sự kiện của doanh nghiệp bạn diễn ra hoành tráng – thành công nhưng với chi phí tiết kiệm nhất; hãy liên hệ ngay đến Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event để được chúng tôi tư vấn Tận tân – chu đáo – chuyên nghiệp và giá cả cạnh tranh nhất!
