Mẫu hợp đồng đặt tiệc tất niên công ty bạn nên tham khảo

154 lượt xem

Thời điểm cuối năm, khi các công ty dần thu xếp ổn thỏa mọi công việc đã triển khai trong năm vừa rồi, cũng là lúc nhiều nhà hàng, khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện lại được dịp xôn xao. Chính vì công việc đã đến hồi thu trái ngọt nên các công ty luôn sẵn sàng đặt tiệc tất niên để tất cả nhân viên có cơ hội bung xõa, quên đi mọi lo lắng và áp lực. Trong buổi tiệc đó, còn có sự góp mặt tham dự của nhiều khách hàng, đối tác, tùy theo quy mô tổ chức do công ty ấn định.

Việc đặt tiệc vốn không quá khó khăn, nhưng cũng cần có quy trình xác thực rõ ràng. Cụ thể hơn, Công ty Palamun Event xin thông tin đến bạn đọc về mẫu hợp đồng đặt tiệc tất niên công ty dưới đây. Hy vọng sẽ hữu ích đối với bạn!

Hợp đồng đặt tiệc tất niên là gì? Căn cứ vào đâu?

Hợp đồng đặt tiệc tất niên là một trong những hợp đồng dịch vụ điển hình. Cụ thể, liên quan đến dịch vụ ăn uống, tiệc tùng, ca múa nhạc, sự kiện giải trí. Nội dung là tất cả những thỏa thuận giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ. Đi kèm với đó là lời cam kết đảm bảo buổi tiệc tất niên diễn ra đúng như mong đợi.

Trước tốc độ phát triển chóng mặt của thị trường tổ chức sự kiện thì hợp đồng chính là cơ sở pháp lý vững chắc nhất, bảo vệ quyền lợi của các bên. Tuy nhiên, theo đó, các bên cũng phải đáp ứng đúng vai trò và nghĩa vụ của mình vì mục đích sau cùng. Do thuộc hợp đồng dịch vụ nên văn bản này sẽ dựa vào Bộ luật Dân sự và Luật thương mại. Đặc biệt, quan trọng hơn cả chính là nhu cầu và khả năng thực tế của các bên. Đây là điều kiện căn bản để buổi tiệc được thực thi trọn vẹn.

đặt tiệc tất niên
Hợp đồng đặt tiệc tất niên là cơ sở để đảm bảo quyền lợi các bên. Cũng như thúc đẩy công việc diễn ra đúng tiến độ (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Công Ty Tổ Chức Tiệc Tất Niên TPHCM Chuyên Nghiệp, Uy Tín

Các thành phần chính của hợp đồng đặt tiệc tất niên công ty

Hợp đồng đặt tiệc tất niên công ty cũng giống như mọi văn bản hành chính khác. Tức là sẽ có quốc hiệu tiêu ngữ, tên hợp đồng được ghi nổi bật ngay bên dưới cùng căn cứ pháp lý. Đặc biệt, không thể bỏ qua ngày tháng lên hợp đồng. Đó là những thông tin bắt buộc phải có. Tuy nhiên trọng tâm của hợp đồng tổ chức tiệc tất niên phải là:

Thông tin các bên

Bao gồm bên đặt tiệc tất niên và bên cung ứng dịch vụ. Ở phần này, nội dung không quá phức tạp, chỉ yêu cầu thông tin có tính xác thực để tiện liên hệ, theo dõi và xử lý các phát sinh (nếu có) về sau này.

Nội dung công việc

Các hạng mục công việc chính là trọng tâm của hợp đồng. Trong phần này, cần nêu rõ:

  • Tên sự kiện year end party;
  • Thời gian và địa điểm tổ chức;
  • Số lượng người tham dự;
  • Các hoạt động chính: các tiết mục văn nghệ, trò chơi trong tiệc tất niên, hoạt động vinh danh, trao giải và phần tiệc mừng,…

Thông qua phần này, đôi bên cũng có thể nắm lại sơ bộ về khung chương trình. Cũng như biết được phải chuẩn bị những gì. Nhằm hạn chế tối đa sơ xuất trong suốt quá trình tổ chức.

đặt tiệc tất niên
Nội dung công việc cần được ghi rõ ràng trong hợp đồng (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: 5 trò chơi tất niên vui nhộn, kích thích trí tuệ

Điều kiện tiến hành

Trong phần này, có liên quan sát sao đến vấn đề nhân sự và hệ thống trang thiết bị tổ chức sự kiện. Chi tiết hơn, bên lập hợp đồng (thường là bên cung ứng dịch vụ) phải làm thêm một bản phụ lục và đưa cho bên còn lại xem xét vào thời điểm ký kết hợp đồng này.

Giá trị hợp đồng

Giá trị hợp đồng đặt tiệc tất niên là mức giá thực mà bên sử dụng dịch vụ phải trả cho đến đi kết thúc sự kiện. Đối với nhiều loại hình dịch vụ, không riêng tổ chức sự kiện, để đảm bảo tính chắc chắn cho lời cam kết, sẽ có đặt cọc trước tối đa 50%. Kèm theo đó là cách thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản), VAT và trường hợp giảm giá khi bên cung ứng không đáp ứng chất lượng trọn vẹn.

Quyền và nghĩa vụ của các bên

Đây là phần rất quan trọng đối với các bên trong cả hợp đồng. Trọng tâm nội dung là những thỏa thuận giữa đôi bên về các điều kiện và năng lực quản lý, xử lý các vấn đề phát sinh trên cơ sở pháp luật hiện hành mà không xa rời các chuẩn mực đạo đức. Đặc biệt phải cân nhắc đến tính bảo mật thông tin.

đặt tiệc tất niên
Không thể không đề cập đến quyền lợi và nghĩa vụ (Ảnh: Palamun Event)

Các trường hợp phát sinh

Liên quan đến các tình huống không mong đợi, lần lượt là:

  • Bồi thường thiệt hại;
  • Chấm dứt hợp đồng;
  • Giải quyết tranh chấp.

Do hợp đồng đặt tiệc tất niên là một văn bản được xây dựng trên cơ sở pháp lý nên sau cùng mọi vấn đề đều phải do pháp luật giải quyết. Trong các trường hợp nhẹ, bất khả kháng, đôi bên có thể thỏa thuận tìm hướng xử lý kịp thời.

Việc đề cập các trường hợp xấu như thế này không phải là góc nhìn quá tiêu cực. Mà là sự chuẩn bị chu đáo, để đôi bên có thể nghiêm túc hơn khi tiến hành mọi việc đã bàn giao.

Hiệu lực hợp đồng

Đây là phần phụ, có ở cuối mỗi hợp đồng. Thông thường, hiệu lực sẽ tính từ ngày ký kết. Bên cạnh đó là các bản và phụ lục kèm theo, nhằm minh chứng cho tính thuyết phục của văn bản.

Bạn có thể xem chi tiết hợp đồng đặt tiệc tất niên tại đây.

đặt tiệc tất niên
Hợp đồng là văn bản pháp lý được xây dựng trên cơ sở những thỏa thuận giữa bên đặt tiệc và bên cung ứng dịch vụ (Ảnh: Palamun Event)

Các lưu ý khi đặt tiệc tất niên

Đối với mỗi doanh nghiệp, khi quyết định tổ chức tất niên cuối năm là đã gửi gắm vào đó nhiều kỳ vọng. Về một sự kiện hoành tráng đánh dấu cột mốc quan trọng của tập thể, một kỷ niệm đáng nhớ của tất cả mọi thành viên,… và nhiều thứ khác nữa. Chắc chắn, chẳng ai mong muốn buổi tiệc sẽ xảy ra sơ xuất.

Tuy nhiên, để mọi việc luôn trong tầm kiểm soát, Palamun Event có những lưu ý như sau:

Không gian địa điểm đặt tiệc tất niên

Khi đặt tiệc tất niên, điều bạn thực sự cần quan tâm trước tiên là vấn đề địa điểm. Từ đó mới có cân nhắc hợp lý về:

  • Vấn đề giao thông: hãy xem xét quãng đường đến địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty có dễ dàng tìm kiếm. Sao cho nhân viên và khách mời có thể thuận tiện di chuyển. Giải pháp tốt nhất là nên chọn nhà hàng gần công ty nhất.
  • Vấn đề sức chứa: bạn cần phải thống nhất danh sách khách mời tham dự. Theo đó, số lượng khách mời là cơ sở để bố trí không gian, cũng như cân nhắc lượng thực phẩm và đồ uống để tránh lãng phí.
  • Vấn đề trang thiết bị: phải đảm bảo có đầy đủ hệ thống máy móc đáp ứng chương trình. Có thể kể đến âm thanh, ánh sáng, màn hình LED,… Đặc biệt, đối với những tiệc lớn, vấn đề này cần theo sát cẩn trọng.
đặt tiệc tất niên
Khi chọn địa điểm, phải cân nhắc đến rất nhiều yếu tố (Ảnh: Palamun Event)

Thời gian sử dụng

Các sự kiện như tất niên được khuyến khích tổ chức vào cuối tuần. Vào thời điểm này, không còn nhiều công việc gây cản trở. Do đó, khách mời có thể dễ dàng thu xếp công việc và đến tham dự đông đủ.

Đặc biệt, phải tính toán thật kỹ timeline chương trình. Tránh để mọi người phải chờ đợi quá lâu. Có thể xảy ra một số sơ xuất nhỏ về vấn đề kỹ thuật. Vậy nên, cần sắp xếp thời gian tổng duyệt trước để chương trình diễn ra trôi chảy. Ngoài ra, thời gian tổ chức cũng liên quan sát sao đến chất lượng đồ ăn thức uống. Cần tránh để thức ăn chờ đợi quá lâu trước khi lên bàn, gây ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm của quý khách.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Cùng với địa điểm, thời gian tổ chức cũng cần cân nhắc kỹ (Ảnh: Palamun Event)

Bãi đỗ xe

Khảo sát bãi đỗ xe tại hầu hết các địa điểm tổ chức year end party hoàn toàn không dư thừa. Bởi nó quyết định đến độ chuyên nghiệp trong tác phong phục vụ. Cũng như liên quan chặt chẽ đến vấn đề an ninh. Thông thường, đối với bãi đỗ xe, người ta quan tâm đến các tiêu chí:

  • Diện tích có rộng rãi hay không;
  • Xe đỗ có ngăn nắp hay không;
  • Bảo vệ làm việc tốt hay không;…
tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
An ninh đảm bảo thì mọi người mới yên tâm trải nghiệm bữa tiệc (Ảnh: Palamun Event)

Thực đơn và các hạng mục trang trí

Thực đơn và các món ăn cũng quyết định phần lớn đến mức độ thành công của sự kiện. Những nơi được chọn đặt tiệc tất niên phải đảm bảo đáp ứng chất lượng món ăn tốt nhất. Quan tâm đến độ ngon và ATVSTP.

Đối với doanh nghiệp khi đặt tiệc, nên thống nhất menu từ trước. Nhằm hạn chế tình trạng dư thừa, lãng phí. Cũng như phù hợp với nhu cầu ăn uống của các đối tượng tham gia. Vì trong buổi tiệc, không nhất thiết chỉ có người lớn, mà còn có trẻ nhỏ là con em của nhân viên và đối tác đi theo. Nếu cần, bạn có thể setup tiệc theo hình thức buffet với đa dạng món hơn, phục vụ đa dạng nhu cầu của thực khách.

Bên cạnh đó, các hạng mục trang trí cần đồng bộ, tuân thủ chặt chẽ ý tưởng triển khai chương trình. Về vấn đề này, đôi bên nên thỏa thuận kỹ càng ngay từ đầu.

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tránh chuẩn bị thực đơn dư thừa. Các hạng mục trang trí cần thống nhất với ý tưởng đề ra (Ảnh: Palamun Event)

>>> Xem thêm: Những món ăn tiệc tất niên nhất định phải thử trong dịp 2021

Thỏa thuận đặt cọc và các chính sách khuyến mãi khi đặt tiệc tất niên

Vấn đề chi phí luôn là vấn đề nhạy cảm. Nhưng cần thống nhất rõ ràng để mọi việc diễn ra đúng tiến độ và đạt đến hiệu quả tốt nhất. Thông thường, tiền cọc khi đặt tiệc tất niên tối đa là 50%. Khi chốt cọc, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ triển khai công việc chi tiết. Và sau khi kết thúc chương trình, doanh nghiệp phải thanh toán phần còn lại theo đúng thỏa thuận từ hợp đồng.

Thường vào dịp cuối năm, các địa chỉ tổ chức tiệc trở nên rất sôi động. Không thể không bỏ qua tính cạnh tranh. Nhằm thu hút nhiều doanh nghiệp tổ chức tất niên, các địa chỉ liên tục mở các chương trình ưu đãi và chính sách khuyến mãi. Mức dao động không giới hạn. Bạn cũng nên tìm hiểu thật kỹ để được hưởng mức giá tốt nhất.

Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event hoạt động hơn 12 năm qua. Sự thành công trên phương diện tổ chức tiệc của chúng tôi được thể hiện qua nhiều sự kiện lớn nhỏ cho hàng loạt doanh nghiệp khắp TP.HCM và các tỉnh thành lân cận. Tất cả đều là kết quả của quá trình tìm tòi và học hỏi không ngừng, với đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, sáng tạo. Liên hệ ngay với chúng tôi tại hotline 08 66 48 11 15 để được hỗ trợ kịp thời nhé!